Od 1 stycznia 2027 r. kasa fiskalna przestanie wystawiać faktury. Funkcja, z której od lat korzystają sklepy, hurtownie i warsztaty obsługujące klientów firmowych, znika z rozporządzenia o kasach rejestrujących, a paragon z NIP do 450 zł przestaje pełnić rolę faktury uproszczonej. Faktury dla firm będą powstawać wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur. Poniżej wyjaśniamy, skąd wzięła się zmiana, co dokładnie zniknie z kasy, jak będzie wyglądać sprzedaż dla firm od stycznia i co trzeba zrobić do końca roku, żeby pierwszy dzień 2027 nie zaskoczył kasjera.
- Skąd zmiana - KSeF i art. 111 ust. 3a ustawy o VAT
- Co dokładnie znika z kasy fiskalnej
- Paragon z NIP do 450 zł - koniec faktury uproszczonej
- Jak sprzedawać firmom od stycznia 2027
- Raport rozliczeniowy tylko elektronicznie
- Co z kasą, która ma dziś funkcję faktur
- Harmonogram - daty, które trzeba znać
- Lista kontrolna na ostatni kwartał 2026
- Najczęstsze pytania
- Podstawa prawna i źródła
Skąd zmiana - KSeF i art. 111 ust. 3a ustawy o VAT
Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy w 2026 r.: od 1 lutego dla największych podatników, od 1 kwietnia dla pozostałych, a najmniejsze firmy (sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie) dołączają 1 stycznia 2027 r. Skoro każda faktura między firmami ma trafiać do KSeF w formie ustrukturyzowanej, faktura drukowana z kasy fiskalnej - dokument papierowy, którego system nie widzi - przestaje pasować do układanki.
Ustawodawca rozwiązał to w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT: obowiązek wystawiania paragonu fiskalnego został ograniczony właśnie do paragonu, a z przepisu wykreślono możliwość wystawienia zamiast niego faktury z kasy. Termin tej zmiany był przesuwany razem z KSeF i ostatecznie ustawa z 5 sierpnia 2025 r. ustaliła go na 1 stycznia 2027 r. W ślad za ustawą Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (projekt z 18 czerwca 2026 r.), który usuwa z przepisów wykonawczych pojęcie faktury wystawianej przez kasę oraz faktury anulowanej.
Warto to podkreślić: zmiana nie oznacza, że kasy przestaną działać ani że trzeba je wymieniać. Zmienia się rola urządzenia - od 2027 r. kasa ewidencjonuje sprzedaż detaliczną i wydaje paragony, a dokumentowanie sprzedaży dla firm przechodzi w całości do KSeF.
Co dokładnie znika z kasy fiskalnej
Z rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845) po nowelizacji mają zniknąć:
- faktura wystawiana przy użyciu kasy - dziś wiele kas i drukarek fiskalnych potrafi wydrukować pełną fakturę VAT z danymi nabywcy; od 2027 r. ten dokument nie będzie miał umocowania w przepisach o kasach,
- faktura anulowana - procedura anulowania faktury z kasy staje się bezprzedmiotowa,
- pola raportów dotyczące liczby i wartości faktur oraz faktur anulowanych w raporcie fiskalnym dobowym, okresowym i rozliczeniowym.
Zostają: paragon fiskalny (także z NIP nabywcy), paragon anulowany, raporty fiskalne, dokumenty niefiskalne (np. potwierdzenie płatności kartą, wydruk zamówienia) oraz cała logika e-paragonów. Kasa nadal drukuje albo wysyła elektronicznie paragon z numerem NIP kupującego - zmienia się tylko to, czym ten paragon jest dla nabywcy.
Paragon z NIP do 450 zł - koniec faktury uproszczonej
Do 31 grudnia 2026 r. paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł brutto (lub 100 euro) jest fakturą uproszczoną w rozumieniu art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Przedsiębiorca może na jego podstawie odliczyć VAT i zaksięgować koszt, a sprzedawca nie musi wystawiać żadnego dodatkowego dokumentu. Co ważne, takie paragony pozostają do końca 2026 r. poza KSeF - nie trzeba ich raportować do systemu.
Od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną. Staje się dowodem zakupu, który identyfikuje nabywcę, ale nie zastępuje faktury. Jeżeli klient firmowy chce mieć fakturę - a do odliczenia VAT będzie jej potrzebował - sprzedawca wystawia ją w KSeF jako fakturę do paragonu, oznaczaną w ewidencji symbolem FP. Zasada z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT pozostaje bez zmian: fakturę na firmę można wystawić tylko do paragonu, na którym od początku był NIP nabywcy. Paragon bez NIP zamyka drogę do faktury firmowej.
Dla sprzedawców oznacza to dwie rzeczy. Po pierwsze, kasjer nadal musi pytać o NIP przed wydrukiem paragonu - ten nawyk nie znika, wręcz nabiera znaczenia. Po drugie, zamiast wydrukować fakturę z kasy, obsługa musi ją wystawić w programie sprzedażowym lub aplikacji KSeF, a klientowi przekazać numer KSeF albo wydruk wizualizacji faktury z kodem QR.
Jak sprzedawać firmom od stycznia 2027
Modelowy przebieg sprzedaży dla klienta firmowego po zmianie wygląda tak:
- Pytanie o NIP przed sprzedażą. Kasjer wpisuje NIP nabywcy na paragonie. Bez tego faktura na firmę nie będzie możliwa.
- Paragon z NIP trafia do klienta - papierowo albo jako e-paragon.
- Faktura w KSeF. Sprzedawca wystawia fakturę do paragonu w systemie sprzedażowym zintegrowanym z KSeF (albo w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF). Faktura dostaje numer KSeF i jest widoczna dla nabywcy w jego koncie w systemie.
- Przekazanie klientowi. Formalnie faktura jest doręczona w chwili nadania numeru KSeF; w praktyce klient dostaje wydruk wizualizacji lub PDF z kodem QR, żeby miał dokument pod ręką.
- Ewidencja. Faktura do paragonu jest oznaczana jako FP i nie zwiększa podstawy opodatkowania po raz drugi - sprzedaż została już ujęta w raporcie fiskalnym.
Najwygodniejsze rozwiązanie to program sprzedażowy połączony z drukarką fiskalną: sprzedaż firmowa jest wtedy jedną operacją, w której program drukuje paragon z NIP na drukarce i równolegle wysyła fakturę do KSeF. Sklepy pracujące na samodzielnej kasie bez komputera będą musiały wystawiać faktury osobno - w aplikacji KSeF, w programie księgowym albo przez usługę chmurową producenta kasy. Producenci zapowiadają, że kasy online i drukarki będą przekazywać dane paragonów z NIP do takich usług, żeby faktura powstawała automatycznie; to funkcja oprogramowania, nie samej kasy, więc przed końcem roku warto zapytać serwis, co oferuje dany model.
Raport rozliczeniowy tylko elektronicznie
Ten sam projekt nowelizacji porządkuje zakończenie pracy kasy. Raport fiskalny rozliczeniowy, sporządzany przy zamknięciu działalności albo wymianie pamięci fiskalnej, ma być wyłącznie elektroniczny, a podatnik składa go do naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 5 dni od zakończenia pracy kasy. Ujednolicona zostaje też procedura wymiany pamięci fiskalnej. Dla właściciela kasy oznacza to mniej papieru, ale i mniej miejsca na spóźnienie: termin liczy się od dnia, w którym serwis wykona odczyt.
Co z kasą, która ma dziś funkcję faktur
Kasy i drukarki fiskalne Posnet, Novitus, Elzab czy Datecs z funkcją faktur nie stają się nielegalne. Funkcja zostanie wyłączona aktualizacją oprogramowania kasy, którą wykonuje producent lub autoryzowany serwis, tak jak przy wcześniejszych zmianach przepisów (np. przy wprowadzeniu e-paragonów). Nie ma obowiązku wymiany urządzenia, a kasa bez aktualizacji nadal będzie ważnym urządzeniem fiskalnym - po prostu wystawiona z niej faktura po 1 stycznia 2027 r. nie będzie dokumentem uznawanym przez przepisy.
Więcej pracy czeka użytkowników starszych urządzeń z elektroniczną kopią paragonu, które nie łączą się z Centralnym Repozytorium Kas i nie obsługują e-paragonów. Zmiany z 2027 r. nie wymuszają ich wymiany, ale dokładają argumentów: brak integracji z KSeF, wygasające homologacje i niemożność wymiany pamięci fiskalnej. Opisujemy to w osobnym artykule o kasach z elektroniczną kopią po 2026 r.
Harmonogram - daty, które trzeba znać
| Data | Co się dzieje | Kogo dotyczy |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | KSeF obowiązkowy | podatnicy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. |
| 1 kwietnia 2026 | KSeF obowiązkowy | pozostali podatnicy VAT |
| do 31 grudnia 2026 | kasa może wystawiać faktury; paragon z NIP do 450 zł = faktura uproszczona poza KSeF | wszyscy użytkownicy kas |
| 1 stycznia 2027 | koniec faktur z kasy i faktur uproszczonych na paragonie; KSeF także dla najmniejszych firm | wszyscy sprzedawcy obsługujący firmy |
| od 1 stycznia 2027 | raport rozliczeniowy elektronicznie, 5 dni na złożenie | podatnicy kończący pracę kasy |
Lista kontrolna na ostatni kwartał 2026
- Sprawdź, jak wystawiasz faktury dla firm dzisiaj. Jeśli z kasy - zaplanuj przejście na program sprzedażowy lub aplikację KSeF.
- Zapytaj serwis o aktualizację oprogramowania kasy i o to, czy producent oferuje przekazywanie paragonów z NIP do KSeF.
- Załóż dostęp do KSeF dla firmy i osób, które będą wystawiać faktury (uwierzytelnienie, uprawnienia, token dla programu).
- Przeszkol kasjerów: NIP zawsze przed paragonem, faktura tylko do paragonu z NIP, klient dostaje numer KSeF lub wizualizację.
- Ustal, co z paragonami z NIP do 450 zł wystawionymi w grudniu 2026 - są fakturami uproszczonymi na starych zasadach i nie wymagają faktury w KSeF.
- Sprawdź stopkę paragonu - warto dopisać informację „Faktura na firmę: podaj NIP przed zakupem”, bo po 2027 r. nie da się jej wystawić do paragonu bez NIP.
Najczęstsze pytania
Czy w 2027 r. muszę wymienić kasę na nową?
Nie. Wymagana jest co najwyżej aktualizacja oprogramowania, którą wykonuje serwis. Kasy online i drukarki fiskalne kupione w ostatnich latach pozostają w pełni ważne.
Klient poprosił o fakturę do paragonu bez NIP. Co robić?
Tak jak dziś - nie można wystawić faktury na firmę do paragonu, na którym nie było NIP nabywcy. Można wystawić fakturę na osobę prywatną (bez NIP), ale nie da ona prawa do odliczenia VAT.
Czy paragon z NIP wystawiony w grudniu 2026 r. trzeba zgłaszać do KSeF?
Nie. Do 31 grudnia 2026 r. paragony z NIP do 450 zł są fakturami uproszczonymi wyłączonymi z KSeF. Dopiero od 2027 r. faktura dla firmy musi powstać w systemie.
Mam małą firmę zwolnioną z VAT. Czy to mnie dotyczy?
Tak, jeżeli sprzedajesz firmom i wystawiasz faktury. KSeF obejmuje także podatników zwolnionych, a najmniejsze firmy dołączają do systemu 1 stycznia 2027 r., czyli w tym samym dniu, w którym kasy tracą funkcję faktur.
Czy drukarka fiskalna podłączona do programu sprzedażowego coś zmieni?
Z punktu widzenia kasjera niewiele: program wydrukuje paragon z NIP i wyśle fakturę do KSeF. Warunkiem jest aktualizacja programu sprzedażowego do wersji obsługującej KSeF.
Co z fakturą korygującą do faktury wystawionej z kasy w 2026 r.?
Korektę do faktury wystawionej przed 2027 r. wystawia się na zasadach ogólnych, czyli już w KSeF, z odniesieniem do numeru faktury pierwotnej.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2025 poz. 775) - art. 106b ust. 5, art. 106e ust. 5 pkt 3, art. 111 ust. 3a
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1203) - terminy KSeF i zmiana art. 111 ust. 3a pkt 1 od 1 stycznia 2027 r.
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845)
- Projekt rozporządzenia Ministra Finansów z 18 czerwca 2026 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących (Rządowe Centrum Legislacji)
- Ministerstwo Finansów - Krajowy System e-Faktur: harmonogram i pytania
- Infor - Zmiany w kasach fiskalnych od 2027 roku: brak możliwości wystawiania faktur na kasie
Stan prawny: wrzesień 2026 r., z uwzględnieniem projektu nowelizacji rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje interpretacji indywidualnej. Chcesz przygotować kasę i program sprzedażowy do 2027 r.? Napisz do nas - zaktualizujemy oprogramowanie kasy i doradzimy, jak wystawiać faktury w KSeF przy stanowisku sprzedaży.