Raport dobowy po każdym dniu sprzedaży, raport miesięczny do 25. dnia następnego miesiąca - to dwa obowiązki, o których wie każdy kasjer, a które i tak najczęściej wychodzą przy kontroli. Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących z 25 czerwca 2025 r. uporządkowało, które raporty kasa online wystawia tylko elektronicznie, które muszą być na papierze i jak długo je trzymać. Poniżej wszystkie raporty fiskalne w jednym miejscu: co zawierają, kiedy je robić, co się dzieje, gdy o nich zapomnisz, i jak zorganizować to w sklepie, gastronomii i przy kilku kasach.
- Jakie raporty wystawia kasa fiskalna
- Raport dobowy - kiedy i co zawiera
- Raport miesięczny i łączny raport okresowy
- Papier czy elektronicznie - kasa online kontra kasa z kopią
- Zapomniany raport dobowy - co robić
- Raporty w księgowości: KPiR, JPK_V7, oznaczenie RO
- Organizacja w praktyce: gastronomia po północy, kilka kas, dni bez sprzedaży
- Archiwizacja raportów - ile lat i w jakiej formie
- Pozostałe raporty: rozliczeniowy, fiskalizacji, zdarzeń
- Najczęstsze pytania
- Podstawa prawna i źródła
Jakie raporty wystawia kasa fiskalna
Rozporządzenie definiuje raporty fiskalne w § 2 pkt 29-31. Każdy z nich ma logo fiskalne i numer unikatowy kasy - to odróżnia je od wydruków niefiskalnych (np. raportu kasjera czy zestawienia sprzedaży z programu), które nie mają mocy dokumentu fiskalnego.
| Raport | Co obejmuje | Kiedy | Kto uruchamia |
|---|---|---|---|
| Raport fiskalny dobowy | sprzedaż i podatek według stawek za dobę (od poprzedniego raportu) | po zakończeniu sprzedaży danego dnia | podatnik lub kasjer |
| Raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny | sumy z raportów dobowych za wybrany okres, pełny (z każdym dniem) | miesięczny do 25. dnia następnego miesiąca | podatnik |
| Łączny raport fiskalny okresowy | skrócona wersja: same sumy za okres, bez rozbicia na dni | na kasie online zamiast pełnego miesięcznego | podatnik |
| Raport fiskalny rozliczeniowy (i łączny rozliczeniowy) | cały okres pracy kasy | przy zakończeniu pracy kasy, odczycie pamięci | serwisant |
| Raport fiskalny fiskalizacji | potwierdzenie fiskalizacji | raz, przy fiskalizacji | serwisant |
| Raport fiskalny zdarzeń | zmiany stawek, tryb serwisowy, przeglądy, zmiany miejsca używania | na żądanie, przy kontroli | podatnik lub serwisant |
Raport dobowy - kiedy i co zawiera
Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 podatnik wystawia raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Ta druga część zdania jest ważna: raport można zrobić rano następnego dnia, byle przed pierwszym paragonem. Przy kasach rozliczających kilka transakcji naraz (gastronomia z rachunkami, hotel) wszystkie rozpoczęte transakcje trzeba zamknąć przed raportem (§ 6 ust. 2).
Raport dobowy zawiera co najmniej (§ 29 dla kas z kopią, analogicznie dla online): dane podatnika i adres punktu, NIP, numer kolejny wydruku i raportu, datę i czas wystawienia oraz zakres czasowy sprzedaży, litery A-G z przypisanymi stawkami, osobno dla paragonów i faktur wartości netto według stawek, sprzedaż zwolnioną i podatek należny, sumy brutto, liczbę paragonów i paragonów anulowanych, wartość anulowanych, a na kasach online także informacje o połączeniu z CRK. Jeżeli raport nie ma numeru kolejnego albo zakresu dat, to nie jest raport fiskalny dobowy, tylko wydruk kontrolny.
Na kasie online raport dobowy jest przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas jak każdy inny dokument fiskalny. Urząd widzi więc nie tylko, ile sprzedałeś, ale też kiedy zamykasz dobę - i czy w ogóle.
Raport miesięczny i łączny raport okresowy
§ 6 ust. 1 pkt 4: raport fiskalny okresowy (miesięczny) wystawia się po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następnego. To ten sam termin, co JPK_V7, i nie jest to przypadek - raport miesięczny jest dokumentem, z którego księgowość bierze sprzedaż paragonową. Na kasie online zamiast pełnego raportu miesięcznego (z listą wszystkich raportów dobowych, często kilkumetrowy wydruk) wolno wystawić łączny raport fiskalny okresowy - same sumy za miesiąc. Kasy z kopią tej opcji nie mają.
Raport miesięczny wystawia się także za miesiąc, w którym była tylko jedna sprzedaż. Za miesiąc bez żadnej sprzedaży raportu nie trzeba wystawiać, ale wiele kas i tak pozwala go wydrukować z zerowymi wartościami - to nie błąd, a dla księgowej wygodny dowód, że sprzedaży nie było.
Papier czy elektronicznie - kasa online kontra kasa z kopią
To najczęstsze nieporozumienie po nowym rozporządzeniu. § 20 ust. 1 dla kas online mówi wprost:
- raporty fiskalne dobowe - tylko w postaci elektronicznej (pkt 3); kasa online nie musi ich drukować, choć większość urządzeń nadal to robi, a papierowy wydruk można wyłączyć w ustawieniach;
- raporty okresowe, w tym miesięczne, łączne okresowe, rozliczeniowe i zdarzeń - w postaci papierowej (pkt 5-9);
- raport fiskalizacji - papierowo i elektronicznie albo tylko elektronicznie (pkt 4).
Kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii drukują wszystko, a kopie raportów zapisują odpowiednio na karcie pamięci albo na rolce kopii (§ 28 i n.). Dla drukarki fiskalnej online pracującej z programem sprzedaży sytuacja jest identyczna jak dla kasy online - to, że raport dobowy uruchamia program, nie zmienia jego postaci.
Zapomniany raport dobowy - co robić
- Zauważyłeś rano, przed pierwszą sprzedażą. Wystaw raport od razu - termin z § 6 ust. 1 pkt 3 jest zachowany. Kasa opisze zakres czasowy (od poprzedniego raportu do teraz), więc nie ma czego wyjaśniać.
- Zauważyłeś po pierwszej sprzedaży. Raport wystaw natychmiast; obejmie dwa dni. Dołącz do niego krótką notatkę służbową z datą i przyczyną (np. „kasjer zakończył zmianę bez raportu dobowego”). Rozporządzenie nie przewiduje odrębnej kary za samo spóźnienie, ale ewidencja z kasy jest „księgą” w rozumieniu Kodeksu karnego skarbowego (art. 53 § 21), a wadliwe prowadzenie księgi to wykroczenie skarbowe z art. 61 § 3 KKS. Notatka pokazuje, że nie było zamiaru zaniżenia obrotu - a sprzedaż i tak jest w pamięci kasy i w CRK.
- Nie da się „dorobić” raportu za konkretny dzień wstecz. Kasa zawsze zamyka okres od ostatniego raportu do chwili obecnej. Program sprzedaży z funkcją automatycznego raportu o zamknięciu dnia rozwiązuje problem na stałe.
Jeżeli spóźnienia się powtarzają, przy kontroli urząd porówna daty raportów z godzinami paragonów. Dwa dni sprzedaży w jednym raporcie raz na rok nikogo nie zaniepokoi, co tydzień - już tak.
Raporty w księgowości: KPiR, JPK_V7, oznaczenie RO
- KPiR. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów pozwala podatnikom ewidencjonującym sprzedaż na kasie dokonywać zapisów na koniec każdego miesiąca na podstawie raportu miesięcznego, pomniejszonego o zwroty i pomyłki z ewidencji korekt. Alternatywa to zapis codzienny z raportów dobowych. Sposób wybierasz raz i stosujesz konsekwentnie.
- JPK_V7. W ewidencji sprzedaży raport okresowy z kasy wpisuje się jako jeden dokument zbiorczy z oznaczeniem RO. Faktury wystawione do paragonów dostają oznaczenie FP i nie zwiększają sprzedaży, bo są już w raporcie. Stąd bierze się wymóg, żeby raport miesięczny powstał do 25. dnia - księgowa musi go mieć przed wysyłką pliku.
- Ewidencja korekt i pomyłek prowadzona poza kasą obniża wartości z raportów. Jak ją prowadzić, opisaliśmy w tekście o pomyłkach na paragonie i zwrotach.
- Kilka kas - do JPK_V7 idzie osobny raport z każdej kasy albo jeden dokument zbiorczy, o ile księgowość ma raporty ze wszystkich urządzeń. Numer ewidencyjny kasy na raporcie pozwala je rozróżnić.
Organizacja w praktyce: gastronomia po północy, kilka kas, dni bez sprzedaży
Lokal zamykany po północy
„Dzień” w rozumieniu rozporządzenia to dzień sprzedaży, nie doba kalendarzowa. Restauracja, która zamyka o 2:00, wystawia raport dobowy o 2:00 - raport obejmie sprzedaż od poprzedniego raportu, więc sobotni wieczór i niedzielną noc razem. Ważne, żeby zrobić to przed pierwszą sprzedażą kolejnego dnia pracy, a nie „przed północą”. Rachunki otwarte przy stolikach muszą być zamknięte przed raportem.
Kilka kas w jednym punkcie
Raport dobowy wystawia każda kasa osobno; kasa, na której danego dnia nie było sprzedaży, raportu nie potrzebuje. W praktyce lepiej zrobić raport na każdej, żeby numeracja raportów szła równo z dniami pracy - przy kontroli łatwiej to wyjaśnić niż luki.
Kto robi raport
Rozporządzenie mówi o podatniku, ale w praktyce raport wystawia kasjer zamykający zmianę. Warto to wpisać w informację o zasadach ewidencji, z którą pracownik zapoznaje się przed pierwszą pracą na kasie (§ 6 ust. 3, załącznik nr 1), i ustawić w programie sprzedaży blokadę zamknięcia zmiany bez raportu.
Automatyczny raport dobowy
Nowsze kasy i drukarki fiskalne mają funkcję automatycznego raportu o zadanej godzinie lub przy wyłączaniu, a systemy POS na tabletach uruchamiają raport dobowy z aplikacji jednym przyciskiem. Jeśli w Twoim punkcie raporty ginęły z powodu zmęczenia kasjerów, to najtańsza możliwa poprawa.
Archiwizacja raportów - ile lat i w jakiej formie
§ 6 ust. 1 pkt 7 nakazuje przechowywać dokumenty fiskalne i ich kopie, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie o VAT i Ordynacji podatkowej - czyli do upływu przedawnienia zobowiązania, 5 lat licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku. Dla sprzedaży z grudnia 2026 r. (VAT płatny do 25 stycznia 2027 r.) archiwum trzeba trzymać do końca 2032 r.
- Kasa online przechowuje raporty dobowe elektronicznie w pamięci chronionej i wysyła je do CRK, ale to Ty odpowiadasz za dostęp do nich - przy wymianie pamięci chronionej albo zakończeniu pracy kasy dane zgrywasz na zewnętrzny nośnik (§ 15, § 32 ust. 2).
- Raporty papierowe (miesięczne, łączne, rozliczeniowe, zdarzeń) przechowujesz w oryginale. Papier termiczny blaknie po 2-3 latach w świetle i cieple - trzymaj wydruki w kopertach, z dala od folii i słońca, a dodatkowo zeskanuj. Skan jest kopią pomocniczą, nie zastępuje oryginału.
- Kasa z elektroniczną kopią - karta pamięci z kopiami raportów i paragonów podlega temu samemu okresowi; wymieniona na nową karta nie idzie do kosza.
- Po zamknięciu firmy obowiązek nie wygasa - procedura i archiwum są w tekście o wyrejestrowaniu kasy.
Pozostałe raporty: rozliczeniowy, fiskalizacji, zdarzeń
Raport rozliczeniowy zamyka cały okres pracy kasy i powstaje wyłącznie przy odczycie pamięci fiskalnej przez serwisanta - przy wyrejestrowaniu, wymianie pamięci fiskalnej albo na żądanie urzędu. Raport fiskalizacji jest jeden na całe życie kasy i potwierdza jej uruchomienie w trybie fiskalnym; jego kopia powinna być w książce kasy. Raport zdarzeń na kasach online pokazuje wszystko, co działo się z urządzeniem: zmiany stawek VAT, włączenia trybu serwisowego, przeglądy, zmiany miejsca używania, zakończenie pracy. Kontrolujący prosi o niego, kiedy chce sprawdzić, czy serwis był w terminie i czy stawki zmieniono właściwego dnia - warto go wydrukować przy każdym przeglądzie i dołączyć do książki kasy. Jak wygląda przegląd i co serwisant sprawdza, jest w artykule o przeglądzie technicznym.
Najczęstsze pytania
Kasa online drukuje raport dobowy. Czy muszę te wydruki trzymać?
Nie - dla kasy online raport dobowy istnieje w postaci elektronicznej i to ona jest dokumentem fiskalnym. Wydruk możesz wyrzucić albo wyłączyć drukowanie. Papierowe muszą być raporty okresowe (miesięczne), łączne, rozliczeniowe i zdarzeń.
Robię raport dobowy rano, przed otwarciem. Czy to legalne?
Tak, pod warunkiem że przed raportem nie ma żadnej sprzedaży danego dnia. Raport „poranny” jest dopuszczony wprost przez § 6 ust. 1 pkt 3 („nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym”).
W sobotę nie było klientów. Raport dobowy?
Nie jest wymagany, bo nie zakończyłeś żadnej sprzedaży. Jeśli kasa pozwala wystawić raport zerowy, możesz to zrobić dla porządku - nie jest to błąd.
Raport miesięczny wystawiłem 28. dnia. Co teraz?
Raport jest ważny - dane i tak są w pamięci kasy. Uchybienie terminu to wadliwość ewidencji, w praktyce bez konsekwencji przy jednorazowym spóźnieniu, o ile JPK_V7 poszedł z prawidłowymi kwotami. Ustaw przypomnienie na 20. dzień miesiąca albo poproś księgową, żeby dopominała się raportu razem z fakturami.
Czy raport dobowy z programu sprzedaży to to samo, co z drukarki?
Nie. Program może wygenerować własne zestawienie sprzedaży (niefiskalne), ale raport fiskalny dobowy powstaje w drukarce fiskalnej na polecenie programu i ma logo fiskalne. Sprawdź na wydruku lub w podglądzie: bez logo i numeru unikatowego to nie jest dokument fiskalny.
Zmieniam stawki VAT od nowego roku. Kiedy raport?
Raport dobowy za ostatni dzień starych stawek wystawiasz przed zmianą, potem serwis lub Ty (zależnie od kasy) zmieniacie przypisanie liter A-G, a zmiana zostaje odnotowana w raporcie zdarzeń. Sprzedaż po zmianie idzie już na nowe stawki. Na przełomie roku warto wydrukować raport zdarzeń i dołączyć do książki kasy.
Podstawa prawna i źródła
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845) - § 2 pkt 29-31, § 6 ust. 1 pkt 3, 4 i 7, § 6 ust. 2, § 15, § 20, § 28-29, § 32
- Ustawa o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2025 poz. 775) - art. 111 ust. 3a, art. 112
- Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. 2025 poz. 111) - art. 70 § 1, art. 86 § 1
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 poz. 2544) - zapisy na podstawie raportów z kas
- Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. 2024 poz. 628) - art. 53 § 21, art. 61
- Ministerstwo Finansów - JPK_VAT z deklaracją: oznaczenia dokumentów RO i FP
Stan prawny: wrzesień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje interpretacji indywidualnej. Chcesz, żeby raport dobowy robił się sam o zamknięciu, a miesięczny trafiał do księgowej bez przypominania? Napisz do nas - skonfigurujemy kasę lub drukarkę fiskalną z programem sprzedaży tak, żeby raporty nie ginęły.