Zamykasz firmę, likwidujesz punkt sprzedaży albo kasa kończy pracę? Kasy fiskalnej nie wyłącza się po prostu z prądu. Rozporządzenie z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących opisuje dokładną procedurę: raport dobowy, przejście kasy w tryb tylko do odczytu, odczyt pamięci fiskalnej z serwisantem i protokół, a potem wniosek o wyrejestrowanie do urzędu skarbowego w ciągu 5 dni. Pominięcie któregoś kroku kończy się kasą, która formalnie nadal „pracuje” u zlikwidowanego podatnika, a czasem wezwaniem do zwrotu ulgi. Poniżej cała procedura dla kas online i dla starszych kas z kopią, plus to, co z kasą zrobić przy zawieszeniu, sprzedaży firmy i przekształceniu.
- Kiedy trzeba wyrejestrować kasę
- Procedura dla kasy online (§ 32)
- Procedura dla kasy z elektroniczną lub papierową kopią (§ 35)
- Dokumenty: protokół, raport rozliczeniowy, wniosek
- Gdy pamięci fiskalnej nie da się odczytać
- Zwrot ulgi na zakup kasy
- Zawieszenie działalności - kasy nie wyrejestrowujesz
- Sprzedaż firmy, przekształcenie, śmierć przedsiębiorcy
- Co z kasą i dokumentami po wyrejestrowaniu
- Lista kontrolna zamknięcia
- Najczęstsze pytania
- Podstawa prawna i źródła
Kiedy trzeba wyrejestrować kasę
Rozporządzenie mówi o „zakończeniu używania kasy z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tej kasy w trybie fiskalnym”. W praktyce to cztery sytuacje:
- likwidacja firmy - wykreślenie z CEIDG lub KRS;
- zamknięcie jednego z punktów sprzedaży, gdy kasa nie będzie już używana nigdzie indziej;
- zapełnienie lub uszkodzenie pamięci fiskalnej - kasa online sama przechodzi w tryb tylko do odczytu, a dalsze używanie wymaga wymiany pamięci u serwisu głównego (§ 16);
- rezygnacja z kasy, np. gdy firma przechodzi wyłącznie na sprzedaż dla podmiotów gospodarczych albo wymienia urządzenie na nowe.
Nie ma znaczenia, czy kasa jest sprawna. Każde z tych zdarzeń uruchamia tę samą procedurę i ten sam termin: wniosek o wyrejestrowanie w ciągu 5 dni od sporządzenia protokołu odczytu pamięci.
Procedura dla kasy online (§ 32)
- Raport fiskalny dobowy za ostatni dzień sprzedaży. Jeśli kasa ma otwarte transakcje (rachunki w gastronomii), zamykasz je wcześniej.
- Przesłanie danych do CRK. Kasa online musi wysłać do Centralnego Repozytorium Kas wszystkie dokumenty z pamięci chronionej. Zanim wezwiesz serwisanta, upewnij się, że kasa ma internet i że w menu diagnostycznym nie ma zaległych paczek danych.
- Tryb tylko do odczytu. Kasa przechodzi w niego automatycznie (zapełnienie pamięci) albo przestawia ją serwisant w trybie serwisowym. Od tej chwili nie da się wystawić żadnego paragonu - i nie wolno tego próbować (§ 34).
- Odczyt zawartości pamięci fiskalnej przez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego (lub łącznego raportu rozliczeniowego) w obecności serwisanta oraz protokół z tej czynności według wzoru z załącznika nr 4.
- Zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik - pendrive lub kartę pamięci (§ 32 ust. 2). To Twój obowiązek, nie serwisanta; nośnik przechowujesz razem z dokumentami podatkowymi.
- W ciągu 5 dni od sporządzenia protokołu składasz do właściwego naczelnika urzędu skarbowego: protokół, raport rozliczeniowy oraz wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji według wzoru z załącznika nr 5.
Termin 5 dni liczy się według Ordynacji podatkowej: jeśli ostatni dzień wypada w sobotę lub dzień wolny, przesuwa się na następny dzień roboczy. Wniosek można złożyć papierowo w urzędzie, pocztą (liczy się data nadania) albo elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy jako pismo ogólne z załącznikami.
Procedura dla kasy z elektroniczną lub papierową kopią (§ 35)
Starsze kasy, których nie wymieniono jeszcze na online, kończą pracę według § 35. Różnice są dwie: przed odczytem wystawiasz nie tylko raport dobowy, ale także raport fiskalny okresowy (miesięczny), a odczyt pamięci fiskalnej wykonuje serwisant „niezwłocznie” - kasa z kopią nie ma trybu tylko do odczytu, który trzeba by włączać. Dalej identycznie: raport rozliczeniowy, protokół z załącznika nr 4 i w ciągu 5 dni wniosek z załącznika nr 5 do urzędu. Jeżeli Twoja kasa z kopią nadal pracuje, sprawdź, czy w ogóle może - do kiedy wolno używać kas z elektroniczną kopią, opisaliśmy osobno.
Dokumenty: protokół, raport rozliczeniowy, wniosek
| Dokument | Kto sporządza | Co zawiera | Dokąd trafia |
|---|---|---|---|
| Raport fiskalny dobowy | podatnik (kasjer) | sprzedaż ostatniego dnia | zostaje w dokumentacji |
| Raport fiskalny rozliczeniowy | kasa, na polecenie serwisanta | sumy sprzedaży i podatku za cały okres pracy kasy według stawek | załącznik do wniosku |
| Protokół z odczytu pamięci fiskalnej (zał. nr 4) | serwisant i podatnik | dane kasy, numer unikatowy i ewidencyjny, wartości z raportu, podpisy | załącznik do wniosku, kopia u serwisu i u Ciebie |
| Wniosek o wyrejestrowanie kasy (zał. nr 5) | podatnik | dane podatnika, dane kasy, przyczyna, data zakończenia | naczelnik urzędu skarbowego, 5 dni od protokołu |
| Nośnik z danymi pamięci chronionej | podatnik (przy pomocy serwisanta) | wszystkie dokumenty z kasy online | archiwum firmy |
Wzory załączników nr 4 i 5 są w rozporządzeniu; serwis zwykle ma je wydrukowane. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach: dla urzędu, dla podatnika i dla serwisu. Zwróć uwagę, żeby numer unikatowy z protokołu zgadzał się z numerem na obudowie i w książce kasy - urząd to porównuje.
Gdy pamięci fiskalnej nie da się odczytać
Zalana kasa, spalona płyta, uszkodzona pamięć po upadku - zdarza się. Wtedy działa § 47: serwisant, który stwierdzi brak możliwości odczytu, niezwłocznie przesyła kasę do serwisu głównego (producenta lub importera). Serwis główny wykonuje odczyt własnymi narzędziami i sporządza protokół z załącznika nr 4, a jeśli odczyt nadal jest niemożliwy, opisuje w protokole przyczyny. Oryginał protokołu serwis główny wysyła w 3 dni do Twojego urzędu skarbowego, a kopię do Ciebie. Twój termin na wniosek o wyrejestrowanie (§ 33) liczy się wtedy od dnia otrzymania kopii protokołu - też 5 dni. Koszt odczytu w serwisie głównym i wysyłki ponosi podatnik.
Zwrot ulgi na zakup kasy
Jeśli od rozpoczęcia ewidencji na tej kasie nie minęły 3 lata, zakończenie działalności lub trwałe zaprzestanie używania kasy oznacza zwrot odliczonej ulgi (art. 111 ust. 6 ustawy o VAT oraz § 5 rozporządzenia w sprawie odliczania). Katalog zdarzeń obejmuje m.in.: zaprzestanie działalności, otwarcie likwidacji, ogłoszenie upadłości, sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu, trwałe zaprzestanie używania kasy oraz brak przeglądu w terminie. Czynny podatnik VAT zwraca ulgę w rozliczeniu za okres, w którym zdarzenie nastąpiło; podatnik zwolniony - do końca miesiąca następującego po tym zdarzeniu, na rachunek urzędu. Zwrot dotyczy całej odliczonej kwoty, bez proporcji za przepracowane lata. Jak ulga działa od strony zakupu, przypominamy w tekście o uldze do 700 zł.
Zawieszenie działalności - kasy nie wyrejestrowujesz
Zawieszenie działalności na podstawie Prawa przedsiębiorców nie jest zakończeniem używania kasy. Kasa zostaje zafiskalizowana, nic nie odczytujesz i nic nie składasz do urzędu. Rozporządzenie wprost przewiduje, że w okresie zawieszenia podatnik nie wykonuje obowiązkowego przeglądu technicznego, jeśli nie prowadzi w tym czasie ewidencji, a przegląd robi po wznowieniu, przed pierwszą sprzedażą (§ 55 ust. 5). Zawieszenie nie znajduje się też w katalogu zdarzeń wymagających zwrotu ulgi. Uwaga na dwie rzeczy: kasa online powinna wysłać do CRK wszystko, co miała w pamięci, zanim ją odłączysz od prądu, a po wznowieniu trzeba sprawdzić datę i czas oraz połączenie - po długim postoju akumulator podtrzymujący zegar bywa rozładowany.
Sprzedaż firmy, przekształcenie, śmierć przedsiębiorcy
- Sprzedaż przedsiębiorstwa lub samej kasy. NIP jest zapisany w pamięci fiskalnej nieodwracalnie. Nabywca nie może używać kasy na swój NIP bez wymiany pamięci fiskalnej w serwisie głównym i ponownej fiskalizacji (§ 16-17). Sprzedający kończy pracę kasy według § 32 i wyrejestrowuje ją - dopiero potem urządzenie może trafić do kupującego jako „pusta” kasa do wymiany pamięci. Ekonomicznie rzadko ma to sens.
- Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę. Spółka dostaje nowy NIP, więc dla kasy to zmiana podatnika: zakończenie pracy u osoby fizycznej, wymiana pamięci fiskalnej, fiskalizacja na spółkę. Aport przedsiębiorstwa do spółki działa tak samo.
- Śmierć przedsiębiorcy i zarząd sukcesyjny. Przedsiębiorstwo w spadku, prowadzone przez zarządcę sukcesyjnego, posługuje się NIP zmarłego i może kontynuować ewidencję na jego kasach do czasu wygaśnięcia zarządu. Gdy spadkobierca przejmuje firmę na własny NIP, kasa przechodzi procedurę zakończenia i wymiany pamięci.
- Zmiana miejsca używania kasy (przeprowadzka do innego lokalu) to nie zakończenie pracy - wymaga jedynie aktualizacji danych w kasie i w książce kasy (§ 19), bez odczytu pamięci.
Co z kasą i dokumentami po wyrejestrowaniu
Po wyrejestrowaniu kasa jest zwykłym urządzeniem elektronicznym. Możesz ją zostawić, oddać do serwisu na części albo do punktu zbiórki elektroodpadów - ale dopiero po odczycie i protokole. Nie kasuj i nie oddawaj nośnika z danymi pamięci chronionej: razem z raportami, książką kasy i protokołem przechowujesz je przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 i 86 Ordynacji podatkowej). Zamknięcie firmy tego terminu nie skraca. W praktyce: pudełko z książką kasy, ostatnimi raportami, protokołem, kopią wniosku z potwierdzeniem złożenia i pendrive’em, opisane datą, do której trzeba je trzymać.
Lista kontrolna zamknięcia
- Ustal datę ostatniej sprzedaży i umów serwisanta na dzień po niej (przy kasach z kopią - także raport miesięczny).
- Sprawdź, czy kasa online wysłała wszystko do CRK.
- Raport dobowy, zamknięcie otwartych transakcji.
- Odczyt pamięci fiskalnej z serwisantem, raport rozliczeniowy, protokół (zał. nr 4) w 3 egzemplarzach.
- Zgranie pamięci chronionej na nośnik.
- Wniosek o wyrejestrowanie (zał. nr 5) z załącznikami do urzędu - najpóźniej 5. dnia od protokołu; zachowaj potwierdzenie.
- Jeśli od startu ewidencji nie minęły 3 lata - zwrot ulgi w JPK_V7 lub przelewem.
- Pozostałe obowiązki zamknięcia: VAT-Z w 7 dni od zaprzestania czynności opodatkowanych, remanent likwidacyjny (art. 14 ustawy o VAT), wniosek o wykreślenie z CEIDG, wyrejestrowanie z ZUS.
- Archiwum na 5 lat.
Najczęstsze pytania
Zamknąłem sklep pół roku temu, kasa leży w szafie. Czy jest na to kara?
Za sam brak wniosku w terminie rozporządzenie nie przewiduje osobnej kary, ale kasa figuruje w ewidencji urzędu jako czynna u podatnika, który nie składa deklaracji - to zwykle kończy się wezwaniem. Zrób procedurę teraz: raport rozliczeniowy, protokół, wniosek. W uzasadnieniu wpisz faktyczną datę zakończenia sprzedaży. Jeśli w międzyczasie minął termin przeglądu, urząd może nałożyć 300 zł kary.
Czy mogę wyrejestrować kasę sam, bez serwisanta?
Nie. Odczyt pamięci fiskalnej i protokół według § 32 ust. 1 pkt 2 wykonuje się „przy pomocy serwisanta”, a przestawienie kasy w tryb tylko do odczytu wymaga trybu serwisowego. Sam składasz jedynie wniosek.
Ile kosztuje odczyt pamięci i protokół?
Serwisy liczą za to zwykle tyle, co za przegląd - orientacyjnie 150-300 zł netto, plus dojazd, jeśli kasa nie może przyjechać do serwisu. Odczyt w serwisie głównym po uszkodzeniu kasy jest droższy i trwa kilka tygodni.
Wymieniam starą kasę na nową online, firma działa dalej. Czy to też wyrejestrowanie?
Tak - dla starej kasy. Nowa kasa dostaje własny numer ewidencyjny przy fiskalizacji, a stara przechodzi procedurę z § 35 (kasa z kopią) lub § 32 (online). Nie da się „przepisać” numeru ewidencyjnego na nowe urządzenie.
Kasa online sama przeszła w tryb tylko do odczytu, choć nie zamykam firmy. Co robić?
To znak zapełnienia lub uszkodzenia pamięci fiskalnej. Procedura jest ta sama, co przy zakończeniu pracy: odczyt, protokół, wniosek o wyrejestrowanie. Następnie serwis główny wymienia pamięć fiskalną i chronioną, a serwisant fiskalizuje kasę ponownie - dostaje ona nowy numer unikatowy i ewidencyjny (§ 16-17). Do tego czasu sprzedajesz na kasie rezerwowej albo wstrzymujesz sprzedaż, bo sprzedaż bez kasy jest wykroczeniem skarbowym.
Wniosek składa księgowa czy ja?
Wniosek podpisuje podatnik albo pełnomocnik z pełnomocnictwem ogólnym (PPO-1) lub szczególnym (PPS-1) złożonym w urzędzie. Księgowa może go przygotować i wysłać przez e-Urząd Skarbowy, jeśli ma pełnomocnictwo.
Podstawa prawna i źródła
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845) - § 16-17, § 19, § 32-37, § 47, § 55 ust. 5, załączniki nr 4 i 5
- Ustawa o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2025 poz. 775) - art. 14, art. 111 ust. 6 i 6ka
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 820) - § 5
- Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. 2025 poz. 111) - art. 12 (terminy), art. 70 i 86 (przechowywanie dokumentów)
- Ministerstwo Finansów - podatki.gov.pl, VAT i kasy rejestrujące
Stan prawny: wrzesień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje interpretacji indywidualnej. Zamykasz punkt albo wymieniasz kasę? Napisz do nas - wykonamy odczyt pamięci fiskalnej, sporządzimy protokół i przygotujemy wniosek o wyrejestrowanie tak, żeby zmieścić się w 5 dniach.