Awaria kasy fiskalnej - co robić krok po kroku - Telbit

Gdy kasa fiskalna odmawia posłuszeństwa, prawo daje tylko dwa wyjścia: przejść na kasę rezerwową albo wstrzymać sprzedaż. Nie ma trzeciej opcji - żadnych paragonów pisanych ręcznie ani „ewidencji na kartce”. Poniżej praktyczna procedura krok po kroku, terminy, które obowiązują serwis, oraz pięć mitów, przez które przedsiębiorcy wpadają w kłopoty.

Spis treści

Zasada podstawowa - bez kasy nie ma sprzedaży
Co zrobić w pierwszej godzinie
Kasa rezerwowa - czy trzeba ją mieć
Ile czasu ma serwis i kto może naprawiać kasę
Brak internetu to nie to samo co awaria
Trwały brak zasięgu - wniosek do urzędu
Uszkodzona pamięć fiskalna
Kradzież, zalanie, pożar
Pięć mitów o awarii kasy
Najczęstsze pytania
Podstawa prawna i źródła

Zasada podstawowa - bez kasy nie ma sprzedaży

Cały temat sprowadza się do jednego zdania z art. 111 ust. 3 ustawy o VAT:

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Zakaz nie obejmuje jednak całej działalności. Obowiązek ewidencji na kasie dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (art. 111 ust. 1). Z konstrukcji przepisu wynika więc, że sprzedaż na rzecz firmy, dokumentowana fakturą i nieujmowana na kasie, może być kontynuowana. W praktyce oznacza to, że hurtownia obsługująca wyłącznie firmy pracuje dalej, a sklep detaliczny musi zamknąć kasę.

Warto od razu zaznaczyć, czego przepisy nie przewidują: nie istnieje żadna zastępcza forma ewidencji sprzedaży detalicznej. Paragon fiskalny jest z definicji dokumentem wystawianym przy użyciu kasy, a rozporządzenie o kasach rejestrujących zna wyłącznie dokumenty generowane przez urządzenie. Wypisanie paragonu ręcznie nie jest „gorszym rozwiązaniem” - jest sprzedażą z pominięciem kasy.

Co zrobić w pierwszej godzinie

Ustal, czy to naprawdę awaria kasy. Brak papieru, rozładowany akumulator albo odłączony wyświetlacz dla nabywcy blokują kasę, ale to nie są usterki wymagające serwisu. Brak papieru usuwa sam użytkownik.
Uruchom kasę rezerwową, jeśli ją masz. Musi być zafiskalizowana, wpisana do ewidencji i mieć własną książkę kasy - „kasa z szafy”, której nikt nigdy nie zgłosił, nie uratuje sytuacji.
Wstrzymaj sprzedaż konsumencką, jeśli kasy rezerwowej nie masz. To niewygodne, ale tańsze niż konsekwencje karnoskarbowe.
Zgłoś awarię serwisowi - niezwłocznie. Obowiązek wynika z art. 111 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT oraz § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia o kasach rejestrujących. Zgłoszenie idzie do serwisu, nie do urzędu skarbowego.
Zapisz datę i godzinę zgłoszenia. Od tego momentu biegnie termin dla serwisu, a w razie sporu to Twój dowód.
Nie otwieraj kasy. Dostęp do wnętrza zabezpiecza plomba oznaczona cechą identyfikującą serwisanta. Jej naruszenie przez osobę nieuprawnioną to poważny problem przy najbliższym przeglądzie.

Kasa rezerwowa - czy trzeba ją mieć

Nie ma obowiązku posiadania kasy rezerwowej. Ustawa formułuje powinność warunkowo - jeżeli masz kasę rezerwową, to musisz na nią przejść. Słowo „rezerwowa” nie pojawia się nawet w rozporządzeniu wykonawczym o kasach rejestrujących.

Konsekwencja braku jest za to bardzo konkretna: awaria jedynej kasy oznacza obowiązek wstrzymania sprzedaży detalicznej do czasu naprawy. Przy jednym stanowisku w sklepie albo punkcie usługowym to zwykle kilka godzin lub dni bez utargu.

Jeśli decydujesz się na kasę rezerwową, pamiętaj o trzech rzeczach:

musi być pełnoprawną kasą - zafiskalizowaną, z numerem ewidencyjnym naniesionym na obudowę, własną książką kasy i przeglądami technicznymi co 2 lata,
w dniach, w których na niej sprzedajesz, wystawiasz z niej raporty dobowe, a raporty miesięczne do 25. dnia następnego miesiąca,
nowo kupowana kasa może być już tylko kasą online lub kasą w postaci oprogramowania - potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar dla kas z zapisem papierowym i elektronicznym wygasły.

Alternatywa dla zakupu: kasa w najmie, dzierżawie lub leasingu. Rozporządzenie wprost dopuszcza prowadzenie ewidencji na kasie online przyjętej na podstawie pisemnej umowy, o ile urządzenie zostało nabyte przez wynajmującego w okresie obowiązywania potwierdzenia GUM i ma nową, niezapisaną pamięć fiskalną oraz pamięć chronioną. To rozwiązanie na awarie i sezonowe szczyty sprzedaży.

Ile czasu ma serwis i kto może naprawiać kasę

Terminy są sztywne i warto je znać, bo bywają mylone.

Czynność	Termin	Podstawa
Zgłoszenie nieprawidłowości do serwisu	niezwłocznie	art. 111 ust. 3a pkt 2 VAT, § 9 ust. 1 pkt 2
Podjęcie serwisu po zgłoszeniu	48 godzin	§ 52 ust. 1
Przegląd techniczny na zgłoszenie	3 dni	§ 52 ust. 4
Powiadomienie serwisu głównego o zmianie serwisu	5 dni	§ 9 ust. 3-4
Powiadomienie US o utracie kasy	5 dni	§ 10 ust. 1

Przepis brzmi: serwis należy podjąć nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia żądania dokonania serwisu przez podatnika, chyba że dokonano innych ustaleń z podatnikiem. Dwie rzeczy są tu istotne. Po pierwsze, chodzi o podjęcie czynności, a nie o zakończenie naprawy. Po drugie, klauzula o innych ustaleniach działa w obie strony - w umowie serwisowej można sobie zagwarantować reakcję szybszą niż ustawowa.

Kasę może serwisować wyłącznie serwis główny albo serwis autoryzowany, a konkretny serwisant musi figurować w elektronicznym wykazie prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wykaz zawiera numer identyfikatora serwisanta, NIP serwisu, datę ważności upoważnienia i typy kas, których dotyczy - można go sprawdzić przed wpuszczeniem kogokolwiek do urządzenia.

Rozporządzenie wprost zakazuje też serwisowania własnej kasy: nie może tego robić ani podatnik, ani osoba zatrudniona przez niego na umowę o pracę, zlecenie, o dzieło, agencyjną czy podobną.

Telbit jest autoryzowanym serwisem urządzeń fiskalnych marek Posnet, Novitus, Elzab, Datecs i Emar - zobacz zakres serwisu albo zgłoś awarię.

Brak internetu to nie to samo co awaria

To najczęstsze nieporozumienie wokół kas online. Utrata połączenia z Centralnym Repozytorium Kas nie wstrzymuje sprzedaży - przeciwnie, ustawa nakazuje ją kontynuować.

Art. 111 ust. 3ab ustawy o VAT rozróżnia dwie sytuacje. Gdy brak połączenia jest czasowy, podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić połączenie niezwłocznie po ustaniu przyczyn. Gdy jest trwały - również prowadzi ewidencję, ale dodatkowo uzgadnia z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępy czasowe przesyłania danych.

Potwierdza to konstrukcja samego urządzenia. Kasa online przesyła dane według harmonogramu nie rzadziej niż co 2 godziny, a w razie nieprzesłania umożliwia dalszą ewidencję, jedynie sygnalizując przekroczenie terminu i ponawiając próby. Katalog przyczyn, dla których kasa faktycznie blokuje sprzedaż, jest zamknięty i obejmuje między innymi zapełnienie lub uszkodzenie pamięci, odłączenie drukarki albo wyświetlacza dla nabywcy i brak papieru. Braku internetu w tym katalogu nie ma.

Nie znaczy to, że problem można zignorować. Naruszenie obowiązku zapewnienia połączenia jest jedną z przesłanek zwrotu ulgi na zakup kasy, jeżeli od rozpoczęcia ewidencji nie minęły 3 lata.

Trwały brak zasięgu - wniosek do urzędu

Jeżeli w miejscu sprzedaży trwale nie da się zapewnić łączności - piwnica, hala bez pokrycia, teren bez infrastruktury - procedura wygląda tak:

Wyczerp możliwości techniczne razem z serwisem: inna karta SIM, antena zewnętrzna, przewodowy internet, most Wi-Fi. Podstawą wniosku jest trwała niemożność, a nie chwilowa niedogodność.
Złóż do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych do CRK w ustalonych odstępach czasowych. Obowiązuje urzędowy wzór - załącznik nr 2 do rozporządzenia o kasach rejestrujących.
Do wniosku dołącz wykaz kas, których dotyczy, wraz z adresami miejsc instalacji.
Naczelnik ustala odstępy czasowe i odnotowuje je na wniosku. Od tej pory przesyłasz dane w uzgodnionym rytmie.

Osobna sytuacja: jeśli brak łączności przerwał fiskalizację nowej kasy, proces trzeba uruchomić ponownie i musi to zrobić serwisant.

Uszkodzona pamięć fiskalna

To najpoważniejszy scenariusz awaryjny, bo kończy się zwykle wyrejestrowaniem urządzenia.

Wymiany pamięci fiskalnej przy jej zapełnieniu lub uszkodzeniu dokonuje wyłącznie serwis główny. Książka kasy przy tym nie jest wymieniana.
Jeśli serwisant przy odczycie stwierdzi brak możliwości odczytu pamięci, niezwłocznie przesyła kasę do serwisu głównego.
Serwis główny sporządza protokół według urzędowego wzoru; gdy odczyt jest niemożliwy - wpisuje przyczyny. Oryginał trafia w ciągu 3 dni do naczelnika urzędu skarbowego, kopia do podatnika.
Od dnia otrzymania kopii protokołu masz 5 dni na złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas.
Po zakończeniu przez kasę pracy w trybie fiskalnym nie wolno już prowadzić na niej ewidencji - urządzenie jest martwe niezależnie od stanu technicznego.

Praktyczny wniosek: przy kasie zbliżającej się do zapełnienia pamięci lepiej zaplanować wymianę z wyprzedzeniem niż czekać na blokadę w środku sezonu.

Kradzież, zalanie, pożar

Utrata kasy ma własną procedurę i własne terminy:

powiadom naczelnika urzędu skarbowego niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni od powzięcia informacji o utracie,
przy kradzieży dołącz potwierdzenie zawiadomienia organu ścigania,
jeżeli kasa się odnajdzie - powiadom urząd niezwłocznie i zleć obowiązkowy przegląd techniczny; ewidencję można wznowić nie wcześniej niż dnia następnego po przeglądzie.

Osobno pilnuj książki kasy. Jej utratę zgłasza się naczelnikowi urzędu skarbowego niezwłocznie, a do serwisu głównego występuje się o duplikat. Duplikat zawiera napis „DUPLIKAT” oraz wszystkie dotychczasowe wpisy, w szczególności dane o obowiązkowych przeglądach.

Pięć mitów o awarii kasy

Mit 1: „Serwis ma 24 godziny na przyjazd”. Nie. Przepis mówi o 48 godzinach na podjęcie serwisu. Krótszy czas reakcji można sobie zapisać w umowie, ale nie wynika on z rozporządzenia.

Mit 2: „Awarię trzeba zgłosić do urzędu skarbowego”. Nie. Awarię zgłasza się serwisowi. Do naczelnika urzędu skarbowego zgłasza się utratę kasy oraz utratę książki kasy - to inne zdarzenia.

Mit 3: „Na czas awarii wypisuję paragony ręcznie”. Nie ma takiej instytucji w przepisach. Sprzedaż z pominięciem kasy jest czynem z art. 62 § 4 Kodeksu karnego skarbowego, zagrożonym grzywną do 180 stawek dziennych, a w wypadku mniejszej wagi grzywną za wykroczenie skarbowe - w 2026 r. mandatem do 24 030 zł.

Mit 4: „Padł internet, zamykam sklep”. Odwrotnie - ustawa nakazuje sprzedawać dalej i przywrócić łączność, gdy tylko będzie to możliwe.

Mit 5: „Muszę mieć kasę rezerwową”. Nie musisz. Ale bez niej awaria jedynej kasy oznacza przestój w sprzedaży detalicznej.

Najczęstsze pytania

Zepsuła się kasa. Czy mogę wystawiać faktury z programu księgowego i sprzedawać dalej?

Nie dla klientów detalicznych. Alternatywą dla paragonu jest wyłącznie faktura wystawiona przy użyciu kasy, a nie dokument z programu księgowego. Sprzedaż na rzecz firm, która i tak nie podlega ewidencji na kasie, możesz kontynuować normalnie.

Czy w czasie awarii mogę przyjmować zamówienia i wydać towar później?

Paragon wystawia się nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności. Jeśli nie przyjmujesz zapłaty i nie dokonujesz sprzedaży, samo przyjęcie zamówienia nie rodzi obowiązku ewidencji. Rozliczenie musi jednak nastąpić przez kasę.

Ile realnie trwa naprawa?

Typowe usterki - drukarka, klawiatura, zasilanie, akumulator - serwis usuwa zwykle podczas jednej wizyty. Problem z pamięcią fiskalną wymaga wysyłki do serwisu głównego i trwa dłużej. Dlatego przy sprzedaży ciągłej warto mieć kasę rezerwową albo umowę na kasę zastępczą.

Awaria wypadła w terminie przeglądu technicznego. Uniknę kary?

Nie. Kara pieniężna w wysokości 300 zł za niepoddanie kasy przeglądowi w terminie jest niezależna od przyczyny; nakłada ją naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji, a płaci się ją bez wezwania w ciągu 14 dni od doręczenia. Jeżeli nie minęły 3 lata od rozpoczęcia ewidencji, dochodzi zwrot ulgi. Szczegóły opisaliśmy w tekście o przeglądach technicznych kas.

Czy mogę zmienić serwis, jeśli obecny nie reaguje?

Tak, i nie potrzebujesz na to niczyjej zgody. O zmianie powiadamiasz serwis główny w terminie 5 dni od jej dokonania, a nowy serwis musi na dzień zmiany figurować w wykazie serwisantów prowadzonym przez Szefa KAS.

Kasa pokazuje komunikat o braku łączności od kilku dni. Co robić?

Sprzedawaj dalej i równolegle diagnozuj przyczynę z serwisem. Jeżeli okaże się, że łączności nie da się zapewnić trwale, złóż wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o zgodę na przesyłanie danych w ustalonych odstępach czasowych. Zwlekanie grozi zwrotem ulgi na kasę.

Kupiłem kasę rezerwową i leży nieużywana. Muszę robić jej przeglądy?

Tak. Obowiązkowy przegląd techniczny co 2 lata dotyczy każdej kasy używanej przez podatnika, a termin pierwszego przeglądu liczy się od dnia fiskalizacji - niezależnie od tego, ile faktycznie na niej sprzedano.

Zalało mi kasę. Czy to „przyczyna niezależna od podatnika”?

Przy zdarzeniu losowym zwykle tak, ale nie zwalnia to z procedury: zgłoszenie utraty do naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 5 dni, a przy odzyskaniu urządzenia - przegląd techniczny przed wznowieniem ewidencji, przy czym sprzedaż można wznowić dopiero dnia następnego po przeglądzie.

Podstawa prawna i źródła

Uwaga: 1 lipca 2025 r. rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących utraciło moc. Obowiązuje rozporządzenie z 25 czerwca 2025 r. Treść przepisów o awarii i serwisie nie zmieniła się merytorycznie, ale zmieniła się numeracja paragrafów - większość publikacji w internecie nadal podaje stare numery.

Stan prawny: sierpień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny. Kasa przestała działać? Zgłoś awarię do Telbit - jesteśmy autoryzowanym serwisem, a w razie potrzeby podstawimy kasę zastępczą.