E-paragon to paragon fiskalny w postaci elektronicznej - zamiast wydruku klient dostaje dokument na telefon lub e-mail. Dla sprzedawcy oznacza to oszczędność papieru i krótsze kolejki, dla klienta - paragon, który się nie blaknie i nie ginie. Wyjaśniamy, jakie warunki trzeba spełnić, jak przekazuje się e-paragony i co ma do tego rządowa aplikacja.
Czym jest e-paragon w świetle przepisów
Od 2020 roku ustawa o VAT dopuszcza wystawienie i wydanie nabywcy paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej - za zgodą nabywcy i w sposób z nim uzgodniony. E-paragon ma taką samą moc jak wydruk: zawiera te same dane, jest zarejestrowany w pamięci kasy i (w kasach online) przesłany do Centralnego Repozytorium Kas.
Ważne: e-paragon to nie zdjęcie paragonu ani PDF wygenerowany „obok” kasy - dokument elektroniczny musi pochodzić z samej kasy rejestrującej.
Warunki: jaka kasa i czyja zgoda
- Kasa z funkcją e-paragonu - paragony elektroniczne wystawiają kasy online z odpowiednim oprogramowaniem oraz kasy wirtualne (aplikacje). Starsze kasy z kopią elektroniczną nie mają tej możliwości. Aktualne modele znajdziesz wśród kas fiskalnych online i drukarek fiskalnych w naszym sklepie.
- Zgoda nabywcy - klient musi zgodzić się na formę elektroniczną; bez zgody wydajesz wydruk. Zgodę można zebrać np. w programie lojalnościowym, w aplikacji sklepu albo bezpośrednio przy kasie.
- Uzgodniony sposób przekazania - przepisy nie narzucają kanału: może być e-mail, SMS z linkiem, aplikacja czy kod QR.
Jak przekazać e-paragon klientowi
- E-mail lub SMS - kasa lub system sprzedażowy wysyła dokument bezpośrednio do klienta,
- aplikacja sprzedawcy - paragon pojawia się na koncie klienta (rozwiązanie popularne w sieciach handlowych),
- rządowa aplikacja e-Paragony - klient podaje przy kasie swój anonimowy identyfikator (KID) z aplikacji, a paragon trafia do jego telefonu przez państwowy HUB paragonowy,
- kod QR na wyświetlaczu - klient skanuje kod i pobiera dokument.
Aplikacja e-Paragony i HUB paragonowy
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną aplikację e-Paragony oraz tzw. HUB paragonowy - państwową platformę pośredniczącą w dystrybucji paragonów elektronicznych. Mechanizm jest anonimowy: klient nie podaje sprzedawcy żadnych danych osobowych, wyłącznie wygenerowany w aplikacji identyfikator. Sprzedawca potrzebuje kasy z funkcją współpracy z HUB-em - przy zakupie urządzenia warto o to zapytać, bo wsparcie zależy od modelu i wersji oprogramowania.
Korzyści dla sprzedawcy
- mniejsze zużycie papieru termicznego - realna oszczędność przy dużej liczbie transakcji,
- szybsza obsługa - brak oczekiwania na wydruk przy każdej transakcji,
- mniej sporów o wyblakłe paragony przy zwrotach i reklamacjach,
- wizerunek - klienci coraz częściej oczekują opcji „bez paperu”,
- pełna zgodność z przepisami - e-paragon jest rejestrowany w kasie tak samo jak wydruk.
Pamiętaj: e-paragon nie zwalnia z żadnych innych obowiązków - kasa nadal wymaga przeglądów technicznych, a raporty dobowe działają bez zmian.
Najczęstsze pytania
Czy mogę całkowicie zrezygnować z drukowania paragonów?
Nie - forma elektroniczna wymaga zgody nabywcy. Klientowi, który zgody nie wyraża, wydajesz wydruk. W praktyce kasa obsługuje obie formy równolegle.
Czy e-paragon działa przy sprzedaży internetowej?
Tak, jeśli sprzedaż w ogóle wymaga kasy (część e-commerce korzysta ze zwolnienia - sprawdź artykuł o kasie w sklepie internetowym). Wtedy e-paragon wysłany mailem zastępuje wydruk wkładany do paczki.
Czy KSeF obejmie paragony?
Nie - KSeF dotyczy faktur. Paragony (papierowe i elektroniczne) pozostają w systemie kas rejestrujących. Zależności między tymi systemami opisujemy w artykule KSeF a kasy fiskalne.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa o VAT, art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b (ISAP)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845, ISAP)
- e-Paragony - serwis podatki.gov.pl
Stan prawny: sierpień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny. Chcesz kasę z obsługą e-paragonów i HUB-a? Napisz do nas - podpowiemy, które modele współpracują z aplikacją e-Paragony.