Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy co do zasady każdego, kto sprzedaje towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Od tej zasady istnieje jednak cały katalog zwolnień - kwotowych i przedmiotowych - opisany w rozporządzeniu Ministra Finansów obowiązującym do końca 2027 roku. Sprawdź, czy Twoja firma musi mieć kasę w 2026 roku.
Zasada ogólna - kogo dotyczy kasa
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej prowadzą podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Sprzedaż wyłącznie na rzecz firm (B2B, dokumentowana fakturami) nie wymaga kasy w ogóle.
Nie ma znaczenia forma opodatkowania ani to, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT - kasa dotyczy także podatników zwolnionych z VAT.
Zwolnienie do 20 000 zł obrotu
Najczęściej wykorzystywane jest zwolnienie podmiotowe: jeśli wartość sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku 20 000 zł, nie musisz mieć kasy. Dla firm rozpoczynających sprzedaż w trakcie roku limit liczy się proporcjonalnie do okresu prowadzenia tej sprzedaży.
Przykład: zaczynasz sprzedaż konsumencką 1 lipca - Twój limit na ten rok to 20 000 zł x 184/365, czyli ok. 10 082 zł.
Uwaga: do limitu wlicza się całą sprzedaż na rzecz osób prywatnych, także tę zwolnioną przedmiotowo (np. wysyłkową) - z kilkoma wyjątkami wskazanymi w rozporządzeniu (m.in. sprzedaż nieruchomości oraz środków trwałych).
Zwolnienia przedmiotowe - przykłady
Załącznik do rozporządzenia wymienia kilkadziesiąt czynności zwolnionych z ewidencji niezależnie od obrotu. Najważniejsze w praktyce:
- dostawa towarów w systemie wysyłkowym - jeśli zapłata w całości wpływa na rachunek bankowy, a z ewidencji wynika, czego i kogo dotyczyła; szczegóły w artykule o kasie w sklepie internetowym,
- usługi, za które zapłata wpływa w całości na rachunek - na analogicznych warunkach,
- wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami (przy zapłacie na rachunek albo fakturowaniu całości),
- dostawa mediów, usługi telekomunikacyjne, finansowe i ubezpieczeniowe,
- sprzedaż na rzecz własnych pracowników.
Branże bez prawa do zwolnień
Paragraf 4 rozporządzenia wyklucza zwolnienia dla wybranych dostaw i usług - kasa jest tu obowiązkowa od pierwszej sprzedaży, bez względu na obrót. Dotyczy to m.in.:
- przewozów taksówkowych i przewozu osób,
- naprawy pojazdów, wymiany opon, badań i przeglądów technicznych pojazdów,
- sprzedaży paliw, części do silników i pojazdów,
- usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
- usług gastronomicznych świadczonych stacjonarnie oraz cateringu,
- opieki medycznej lekarzy i dentystów, usług prawniczych i doradztwa podatkowego (z wyjątkiem niektórych usług świadczonych wyłącznie zdalnie),
- dostawy sprzętu radiowego, telewizyjnego, telekomunikacyjnego i fotograficznego, komputerów, perfum i wód toaletowych - także przy sprzedaży wysyłkowej,
- wyrobów tytoniowych, alkoholu oraz wyrobów objętych akcyzą.
Jeśli działasz w jednej z tych branż, kasę trzeba mieć od pierwszego dnia - sprawdź naszą ofertę kas fiskalnych online i pamiętaj o uldze do 700 zł na start.
Utrata zwolnienia - terminy
Po przekroczeniu limitu 20 000 zł zwolnienie wygasa po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit przekroczono. Przykład: limit pękł 18 marca - kasę musisz uruchomić najpóźniej 1 czerwca. Jeżeli natomiast wykonasz czynność z katalogu § 4 (np. pierwszą usługę fryzjerską), obowiązek powstaje co do zasady przed jej wykonaniem.
Co zmienia się w 2026 roku
- Parkingi: od 1 kwietnia 2026 r. usługi parkingowe (w tym automaty parkingowe) zostają objęte obowiązkiem ewidencji na kasach.
- KSeF: obowiązkowe e-fakturowanie od 1 lutego / 1 kwietnia 2026 r. nie zastępuje kas fiskalnych - paragony pozostają poza KSeF. Szczegóły: KSeF a kasy fiskalne.
- Obecne rozporządzenie o zwolnieniach obowiązuje do 31 grudnia 2027 r. - limit 20 000 zł pozostaje bez zmian.
Najczęstsze pytania
Sprzedaję tylko firmom. Czy muszę mieć kasę?
Nie. Kasa dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych. Sprzedaż B2B dokumentujesz fakturami.
Czy zwolnienie do 20 000 zł dotyczy też drugiego roku działalności?
Tak - w kolejnych latach obowiązuje pełny limit 20 000 zł liczony za rok poprzedni. Proporcję stosuje się tylko w roku, w którym rozpocząłeś sprzedaż konsumencką.
Prowadzę sklep internetowy z elektroniką. Wysyłka kurierem, płatność przelewem - czy jestem zwolniony?
Nie. Sprzęt telekomunikacyjny, komputery i elektronika użytkowa są wyłączone ze zwolnień (§ 4 rozporządzenia) - kasa jest obowiązkowa mimo sprzedaży wysyłkowej.
Podstawa prawna i źródła
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902)
- Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 111 (ISAP)
- Kasy rejestrujące - serwis podatki.gov.pl
Stan prawny: sierpień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Masz wątpliwości, czy Twoja działalność wymaga kasy? Zapytaj nas - pomagamy dobrać i zafiskalizować urządzenie.