Większość sklepów internetowych może legalnie działać bez kasy fiskalnej - ale nie wszystkie. Zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej ma precyzyjne warunki, a spora grupa towarów (elektronika, perfumy, części samochodowe) wymaga kasy nawet przy 100% sprzedaży kurierem. Sprawdź, po której stronie jest Twój e-commerce.
Zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej - warunki
Rozporządzenie o zwolnieniach z kas przewiduje zwolnienie przedmiotowe dla dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi). Aby z niego korzystać, muszą być spełnione łącznie dwa warunki:
- zapłata w całości wpływa na rachunek bankowy sprzedawcy (lub rachunek w SKOK),
- z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła zapłata i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym adres).
Analogiczne zwolnienie istnieje dla usług opłacanych w całości na rachunek. Sklep, który spełnia te warunki dla całej sprzedaży, nie musi mieć kasy w ogóle - niezależnie od obrotu. Nie obowiązuje go wtedy także limit 20 000 zł opisany w artykule kto musi mieć kasę fiskalną.
Które formy płatności spełniają warunki
| Forma płatności | Zwolnienie | Uwagi |
|---|---|---|
| Przelew bankowy | tak | klasyczny przypadek |
| Bramka płatności (szybki przelew, BLIK, karta online) | tak | środki trafiają na rachunek przez operatora płatności; zachowaj raporty operatora wiążące wpłaty z zamówieniami |
| Za pobraniem - kurier przekazuje na rachunek | tak | zapłata ostatecznie wpływa na rachunek, a dokumenty przewoźnika wskazują zamówienie |
| Gotówka przy odbiorze osobistym | nie | wymaga paragonu - patrz niżej |
| Płatność kartą w punkcie przy odbiorze | nie | to sprzedaż stacjonarna, nie wysyłkowa |
Towary, przy których kasa jest zawsze obowiązkowa
Paragraf 4 rozporządzenia wyłącza część towarów ze wszystkich zwolnień - również z wysyłkowego. Sklep internetowy sprzedający te towary osobom prywatnym musi mieć kasę od pierwszej transakcji:
- sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny (w tym smartfony), sprzęt fotograficzny,
- komputery i wyroby elektroniczne,
- perfumy i wody toaletowe,
- części i akcesoria do pojazdów silnikowych, silniki,
- wyroby z metali szlachetnych, nośniki danych (płyty, pendrive’y z nagraniami),
- wyroby tytoniowe, alkohol.
W takim sklepie paragon fiskalny wkłada się do paczki albo - za zgodą klienta - wysyła jako e-paragon.
Odbiór osobisty i płatność przy odbiorze
Punkt odbioru zamówień to najczęstszy powód, dla którego „wysyłkowy” sklep jednak potrzebuje kasy. Jeśli klient płaci gotówką lub kartą na miejscu, warunek zapłaty na rachunek nie jest spełniony - transakcję trzeba nabić na kasie. W praktyce sklepy rozwiązują to tak:
- wyłączają płatność przy odbiorze (przedpłata online także dla odbiorów osobistych) - wtedy zwolnienie zostaje,
- albo stawiają w punkcie odbioru kasę - najlepiej kasoterminal, który od razu przyjmie płatność kartą.
Jak ewidencjonować, gdy kasa jest potrzebna
- Mały e-commerce - wystarczy kasa mobilna lub stacjonarna z ręcznym nabijaniem zamówień; zobacz kasy fiskalne online.
- Większa skala - drukarka fiskalna zintegrowana z platformą sklepową (przez program magazynowo-sprzedażowy) drukuje paragony automatycznie przy pakowaniu.
- Sprzedaż na firmy - faktura zamiast paragonu; od 2026 r. faktury wystawia się w KSeF - szczegóły w artykule KSeF a kasy fiskalne.
- Przy pierwszej kasie pamiętaj o uldze do 700 zł.
Najczęstsze pytania
Sprzedaję odzież, płatności tylko online. Czy potrzebuję kasy?
Nie - odzież nie jest w katalogu wyłączeń, a płatności online spełniają warunek zapłaty na rachunek. Zadbaj tylko o ewidencję wiążącą wpłaty z zamówieniami i danymi kupujących.
Sprzedaję na Allegro, nie mam własnego sklepu. Czy zwolnienie działa?
Tak - liczy się sposób dostawy i zapłaty, nie kanał sprzedaży. Wysyłka kurierem plus płatności przez platformę (trafiające na Twój rachunek) spełniają warunki zwolnienia, o ile nie sprzedajesz towarów z katalogu wyłączeń.
Część klientów płaci przelewem, a część odbiera osobiście za gotówkę. Czy kasa obejmuje wszystko?
Kasa jest potrzebna tylko dla transakcji niespełniających warunków zwolnienia (gotówka przy odbiorze). Sprzedaż wysyłkową z przedpłatą możesz nadal dokumentować bez kasy - ale wielu sprzedawców dla porządku nabija całość.
Podstawa prawna i źródła
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902)
- Ustawa o VAT, art. 111 (ISAP)
- Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy - biznes.gov.pl
Stan prawny: sierpień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Nie wiesz, czy Twój asortyment łapie się na wyłączenia? Zapytaj nas - doradzimy i dobierzemy urządzenie.