Kasa fiskalna w gastronomii - restauracja, food truck, catering - Telbit

Restauracja, bar i kawiarnia muszą mieć kasę fiskalną od pierwszej sprzedaży - limit 20 000 zł ich nie obejmuje. Ale food truck to już inna historia, catering jeszcze inna, a automat z kanapkami ma własny termin. Do tego dochodzi programowanie stawek VAT, przy którym kawa i danie z krewetkami zachowują się zupełnie inaczej, niż podpowiada intuicja. Zebraliśmy wszystko w jednym miejscu.

Spis treści

Gastronomia stacjonarna - kasa od pierwszej sprzedaży
Food truck i punkt mobilny
Catering
Automaty z jedzeniem
Stawki VAT - 8% czy 23%
Pułapka: owoce morza i kawior
Mit: 5% na wynos po wyroku TSUE
Nazwy na paragonie i litery stawek
NIP na paragonie w restauracji
Kasa czy drukarka fiskalna z systemem POS
Ulga 700 zł
Najczęstsze pytania
Podstawa prawna i źródła

Gastronomia stacjonarna - kasa od pierwszej sprzedaży

Rozporządzenie o zwolnieniach z kas wymienia gastronomię wprost. Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. i zwolnień nie stosuje się do usług związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, 56.21, ex 56.29, ex 56.30), wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz do usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych, czyli cateringu.

Skutek: ani limit 20 000 zł obrotu, ani zwolnienia przedmiotowe nie mają zastosowania. Co więcej, § 5 ust. 2 przesądza, że zwolnienie traci moc z chwilą wykonania czynności objętej wyłączeniem. Kasa musi więc działać przed pierwszą sprzedażą na rzecz konsumenta - nie ma tu dwumiesięcznego okresu przejściowego, który przysługuje przy przekroczeniu limitu obrotu.

Obowiązek dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Lokal obsługujący wyłącznie firmy na faktury kasy nie potrzebuje - w gastronomii to jednak sytuacja teoretyczna.

Wyjątki są dwa, oba wąskie:

usługi związane z wyżywieniem świadczone na pokładach samolotów,
stołówki w szkołach, przedszkolach, na uczelniach i w placówkach opiekuńczo-wychowawczych, prowadzone przez te placówki i udostępniane wyłącznie uczniom, studentom, innym podopiecznym oraz nauczycielom i personelowi.

Osobna, twardsza podstawa dotyczy alkoholu. Dostawa napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% (oraz mieszanek piwa z napojami bezalkoholowymi powyżej 0,5%) jest wyłączona ze zwolnień niezależnie od tego, czy punkt jest stacjonarny. Sprzedajesz piwo - masz kasę od pierwszej transakcji, nawet z przyczepy.

Food truck i punkt mobilny

Przepisy podatkowe nie definiują „stacjonarnej placówki gastronomicznej”, więc organy sięgają po definicję Głównego Urzędu Statystycznego. A ta mówi wprost: do placówek gastronomicznych nie zalicza się ruchomych punktów sprzedaży detalicznej i automatów sprzedażowych.

Krajowa Informacja Skarbowa rozstrzygała już, czy food truck jest placówką stacjonarną - i uznała, że trudno uznać pojazd typu food truck za placówkę gastronomiczną o charakterze stacjonarnym, skoro pojazd ten nie znajduje się na stałe w jednym miejscu, lecz co pewien czas zmienia swoje położenie. To samo stanowisko dotyczyło mobilnej przyczepy gastronomicznej.

Ważne zastrzeżenie: te interpretacje zapadły na tle obowiązku wymiany kas na online, a nie samego obowiązku posiadania kasy. Ustawa i rozporządzenie posługują się jednak identycznym zwrotem („wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo”), więc wykładnia pojęcia jest ta sama. Przy większej inwestycji warto mimo to wystąpić o własną interpretację indywidualną.

W praktyce food truck bez alkoholu może korzystać z limitu 20 000 zł. Trzy zastrzeżenia:

piwo lub inny alkohol powyżej 1,2% oznacza kasę od pierwszej sprzedaży,
po przekroczeniu limitu zwolnienie wygasa po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia,
jeżeli obok pojazdu prowadzisz również lokal stacjonarny, ten lokal jest objęty obowiązkiem niezależnie od food trucka.

Warto też wiedzieć, gdzie granica przebiega w drugą stronę. KIS uznawała za stacjonarną placówkę gastronomiczną m.in. sklep osiedlowy sprzedający zapiekanki i hot dogi z pieca (mimo braku stolików i kucharza) oraz piekarnię serwującą kawę i gorącą czekoladę na wynos w sklepach firmowych. Za placówkę gastronomiczną nie uznano natomiast pracowni cukierniczej bez wydzielonego miejsca konsumpcji - to produkcja, a nie usługa gastronomiczna.

Catering

Catering ma w przepisie własne, odrębne tiret - „usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering)”. Nie ma tam warunku stacjonarności, więc firma cateringowa bez lokalu również jest objęta obowiązkiem od pierwszej sprzedaży na rzecz konsumenta.

Jeżeli catering obsługuje wyłącznie klientów biznesowych i rozlicza się fakturami, kasa nie jest potrzebna - obowiązek ewidencji dotyczy tylko sprzedaży konsumenckiej. W momencie pierwszego wesela czy przyjęcia rozliczanego z osobą prywatną sytuacja się zmienia.

Automaty z jedzeniem

Automat vendingowy nie jest placówką gastronomiczną, ale podlega odrębnemu wyłączeniu - dotyczącemu dostawy towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar.

Przepis przejściowy zwalnia takie urządzenia z ewidencji do 31 marca 2027 r. Obowiązek zacznie działać od 1 kwietnia 2027 r. Trwale zwolnione pozostają wyłącznie automaty mechaniczne przyjmujące bilon, bez stałego zasilania elektrycznego, wydające towar mechanicznie bez użycia prądu - to zwolnienie dodano nowelizacją z marca 2026 r.

Automat, który będzie musiał ewidencjonować sprzedaż, wymaga kasy o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonej do umieszczania w urządzeniach do automatycznej sprzedaży. Zwykła kasa sklepowa nie spełnia tego wymogu. Więcej o tym piszemy w tekście o kasach na parkingach i w automatach.

Stawki VAT - 8% czy 23%

Reguła bazowa jest w art. 41 ust. 12f ustawy o VAT: stawkę 8% stosuje się do dostawy towarów i świadczenia usług klasyfikowanych w PKWiU 56 (usługi związane z wyżywieniem), z wyłączeniem:

napojów innych niż wymienione w załączniku nr 3 lub nr 10 do ustawy - w tym ich przygotowania i podania,
towarów nieprzetworzonych przez podatnika, innych niż wymienione w tych załącznikach,
posiłków, których składnikiem są towary wskazane jako wyłączone z pozycji 2 i 11 załącznika nr 10.

Punkt 1 jest powodem, dla którego kawa kosztuje 23%. Kawa i herbata są wprost wyłączone z załącznika nr 3 i nie ma ich w załączniku nr 10 - a wyłączenie obejmuje wprost także „przygotowanie i podanie”.

Pozycja	Stawka	Dlaczego
Danie na miejscu i na wynos	8%	PKWiU 56, art. 41 ust. 12f
Kawa, herbata, latte, cappuccino	23%	wyłączone z zał. nr 3; napoje mleczne z kawą wyłączone z zał. nr 10
Napój mleczny bez kawy, np. shake	8%	zał. nr 10 poz. 17 pkt 1
Sok 100%	8%	zał. nr 10 poz. 13
Napój z sokiem co najmniej 20%	8%	zał. nr 10 poz. 17 pkt 2
Napoje roślinne (sojowe, orzechowe, zbożowe)	8%	zał. nr 10 poz. 17 pkt 4
Woda butelkowana	23%	zał. nr 3 obejmuje tylko wodę z sieci wodociągowej
Napoje gazowane słodzone	23%	poza wyliczeniem zał. nr 10 poz. 17
Alkohol powyżej 1,2%	23%	poza zał. nr 3 i nr 10

Zaskoczeniem bywa woda: butelka na stoliku to 23%, bo załącznik nr 3 obejmuje wyłącznie wodę dostarczaną siecią wodociągową, cysternami lub innymi środkami transportu.

Pułapka: owoce morza i kawior

To najrzadziej znany przepis w całej układance. Punkt 3 z art. 41 ust. 12f wyłącza ze stawki 8% posiłki, których składnikiem są towary wyłączone z pozycji 2 i 11 załącznika nr 10. A wyłączone są tam między innymi:

skorupiaki, mięczaki i pozostałe bezkręgowce wodne objęte kodami CN 0306-0308 - czyli krewetki, małże, kalmary, ośmiornice, homary,
kawior i namiastki kawioru,
przetwory z homarów i ośmiornic oraz z pozostałych towarów objętych CN 1603 00 i CN 1605.

Efekt jest zero-jedynkowy: całe danie zawierające taki składnik podlega stawce 23%, a nie 8%. Spaghetti frutti di mare, paella z krewetkami, sushi z krewetką, sałatka z kalmarami - wszystko na 23%. Danie z łososiem czy dorszem pozostaje na 8%, bo ryby (CN 03 poza 0306-0308) z załącznika nie zostały wyłączone.

To jeden z powodów, dla których w restauracji z szerokim menu warto raz porządnie przypisać stawki do pozycji w bazie towarowej i mieć to udokumentowane.

Mit: 5% na wynos po wyroku TSUE

Co jakiś czas wraca teza, że po wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE sprzedaż na wynos podlega stawce 5%. W obecnym stanie prawnym to nieprawda.

Wyrok TSUE z 22 kwietnia 2021 r. w sprawie C-703/19 oraz uchwała siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z 24 czerwca 2024 r. (I FPS 1/24) dotyczą stanu prawnego z okresu 24 czerwca 2016 r. - 30 czerwca 2020 r., czyli sprzed nowej matrycy VAT. Uchwała potwierdziła, że w tamtym okresie sprzedaż „na wynos” w systemach drive in, walk through, in store i food court podlegała stawce 5%. To realna podstawa do wniosków o zwrot nadpłaty za tamte lata, a nie stawka stosowana dzisiaj.

Od 1 lipca 2020 r. art. 41 ust. 12f obejmuje stawką 8% zarówno usługi, jak i dostawę towarów klasyfikowane w PKWiU 56 - a grupowanie 56.10 obejmuje również sprzedaż na wynos. Jednocześnie art. 41 ust. 2a wyłącza ze stawki 5% wszystko, co jest klasyfikowane w PKWiU 56. Dwie drogi prowadzą więc do tego samego wniosku: 8%.

Nazwy na paragonie i litery stawek

Paragon musi zawierać nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację. Rozporządzenie dopuszcza dodatkowo opis stanowiący rozwinięcie tej nazwy. W praktyce oznacza to, że „Pizza” jest za ogólne, a „Pizza Margherita 32 cm” jest w porządku - zwłaszcza gdy pozycje różnią się stawką VAT albo ceną.

Oznaczenia literowe stawek są narzucone przepisami i nie wolno ich dowolnie przestawiać:

Litera	Stawka
A	podstawowa - 22% albo 23%
B	obniżona - 7% albo 8%
C	obniżona - 5%
D	obniżona - 0%
E	zwolnienie od podatku
F, G	pozostałe stawki, w tym zero techniczne

Na żądanie organu podatkowego trzeba przedstawić przypisanie liter do stawek. Do tego dochodzi obowiązek z § 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia o kasach: podatnik sprawdza poprawność pracy kasy ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku oraz właściwego przypisania stawek do nazw.

Dwie rzeczy warto wiedzieć o samych urządzeniach. Ta sama nazwa może wystąpić w bazie towarowej tylko raz. A drukarki fiskalne mają zabezpieczenie, które blokuje sprzedaż pozycji, dla której podwyższono stawkę, jeżeli wcześniej była obniżona lub zwolniona - to częsta przyczyna „dziwnych” blokad po zmianie cennika.

NIP na paragonie w restauracji

Obiad służbowy to codzienność, a przepis jest bezwzględny: fakturę do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie wystawia się na rzecz podatnika wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera jego NIP. Gastronomia nie ma tu żadnego wyjątku - jedyne wyłączenie w ustawie dotyczy taksówek osobowych.

Za wystawienie faktury z naruszeniem tej zasady organ ustala sprzedawcy dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% kwoty podatku z faktury; nabywca, który ujmie ją w ewidencji, dostaje analogiczną sankcję.

Praktyczny wniosek dla obsługi: pytanie o fakturę musi paść przed wydrukiem paragonu. Przy rachunku do 450 zł paragon z NIP sam w sobie jest fakturą uproszczoną i nie wystawia się do niego odrębnej faktury. Szczegóły opisaliśmy w artykule o NIP na paragonie i ewidencjach korekt.

Kasa czy drukarka fiskalna z systemem POS

Różnica jest zdefiniowana w przepisach technicznych. Kasa autonomiczna ma wbudowaną bazę towarową i nie wymaga programu aplikacyjnego. Drukarka fiskalna jest sterowana przez interfejs komunikacyjny za pomocą programu aplikacyjnego i zamiast bazy towarowej zawiera algorytm weryfikujący - sama z siebie nie działa.

Przekłada się to na wybór:

Mała kawiarnia, bar, punkt na wynos - kasa autonomiczna wystarczy. Prosta obsługa, brak zależności od komputera.
Restauracja z obsługą kelnerską - drukarka fiskalna spięta z systemem POS. Rachunki przypisane do stolików, podział rachunku, raporty kelnerskie, integracja z magazynem i dostawami online.
Lokal z wieloma otwartymi rachunkami naraz - przepisy przewidują osobną kategorię kas rozliczających więcej niż jedną transakcję równocześnie. Jeżeli dla danego rodzaju sprzedaży wymagana jest kasa o zastosowaniu specjalnym, trzeba jej używać.

Gastronomia może też korzystać z kas w postaci oprogramowania - rozporządzenie dopuszcza je dla PKWiU 56.10, 56.21, 56.29 i 56.30, czyli praktycznie dla całej branży. Porównanie obu rozwiązań opisaliśmy w tekście o wyborze między kasą a drukarką fiskalną.

Niezależnie od wyboru: nowy lokal kupuje dziś wyłącznie kasę online. Potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar dla kas z papierowym zapisem kopii wygasły w 2019 r., a dla kas z zapisem elektronicznym - z końcem 2022 r., więc innych urządzeń nie da się już legalnie wprowadzić do ewidencji.

Dla porządku: obowiązek wymiany kas na online objął gastronomię stacjonarną i hotelarstwo w drugiej grupie - pierwotnie od 1 lipca 2020 r., a po przesunięciu związanym z pandemią faktycznie od 1 stycznia 2021 r.

Ulga 700 zł

Przy rozpoczęciu ewidencji w terminie przysługuje odliczenie 90% ceny netto kasy, nie więcej niż 700 zł na każde urządzenie. Ulga dotyczy wyłącznie kas online, a zakup musi nastąpić nie później niż 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji. Potrzebna jest faktura i dowód zapłaty całej należności.

Restauracje z kilkoma stanowiskami powinny zwrócić uwagę na dodatkowy warunek: odliczenie na każdą kasę wymaga rozpoczęcia ewidencji przy użyciu każdej z nich, w każdym punkcie sprzedaży, w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji przez podatnika. Kasa kupiona „na zapas” i uruchomiona rok później ulgi nie dostanie.

Podatnicy zwolnieni z VAT dostają zwrot na wniosek złożony do naczelnika urzędu skarbowego w miesiącu następującym po miesiącu rozpoczęcia ewidencji; urząd zwraca w terminie do 25 dni. Ulgę trzeba oddać, jeżeli w ciągu 3 lat zakończysz działalność, nie poddasz kasy przeglądowi technicznemu albo trwale zaprzestaniesz ewidencji tym urządzeniem. Więcej w tekście o uldze na zakup kasy.

Najczęstsze pytania

Czy restauracja może korzystać ze zwolnienia do 20 000 zł?

Nie. Usługi związane z wyżywieniem świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, także sezonowe, oraz catering są wyłączone ze wszystkich zwolnień. Kasa musi działać przed pierwszą sprzedażą na rzecz konsumenta.

Otwieram sezonowy bar nad morzem, czynny trzy miesiące. To zmienia sytuację?

Nie. Przepis wprost obejmuje placówki stacjonarne „w tym również sezonowo”. Kasa jest potrzebna od pierwszego dnia sezonu.

Food truck bez alkoholu - naprawdę mogę zacząć bez kasy?

Punkt mobilny nie jest stacjonarną placówką gastronomiczną, więc obejmuje go limit 20 000 zł. Warto jednak pamiętać, że rozstrzygnięcia organów w tej sprawie zapadały na tle obowiązku wymiany kas na online, a nie samego obowiązku posiadania kasy - przy większej inwestycji bezpieczniej wystąpić o interpretację indywidualną.

Jaka stawka na kawę z mlekiem?

23%. Napoje mleczne co do zasady mieszczą się w załączniku nr 10, ale wyłączono z niego produkty zawierające kawę oraz jej ekstrakty, esencje i koncentraty. Latte, cappuccino i flat white idą więc na stawkę podstawową, tak samo jak czarna kawa.

Mam w menu spaghetti z owocami morza. Jaka stawka?

23% na całe danie. Krewetki, małże i kalmary (CN 0306-0308) są wyłączone z pozycji 2 i 11 załącznika nr 10, a art. 41 ust. 12f pkt 3 wyłącza ze stawki 8% posiłki zawierające takie składniki. Danie z łososiem czy dorszem pozostaje na 8%.

Czy paragon musi zawierać pełną nazwę dania?

Musi zawierać nazwę pozwalającą na jednoznaczną identyfikację. „Danie dnia” albo „Pizza” bez rozróżnienia to za mało, jeśli pod tą nazwą kryją się pozycje o różnych cenach lub stawkach. Można dodać opis rozwijający nazwę.

Klient prosi o fakturę po wydrukowaniu paragonu bez NIP.

Fakturę na firmę można wystawić tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy. Po wydruku jest już za późno, a wystawienie takiej faktury grozi dodatkowym zobowiązaniem w wysokości 100% podatku z faktury.

Czy w gastronomii można używać kasy w telefonie?

Tak. Rozporządzenie dopuszcza kasy w postaci oprogramowania dla PKWiU 56.10, 56.21, 56.29 i 56.30, czyli dla restauracji, cateringu, pozostałych usług gastronomicznych i przygotowywania napojów.

Co z opłatą za jednorazowe opakowania?

Od 1 stycznia 2024 r. obowiązują stawki opłaty za produkty jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych: 0,20 zł za kubek na napoje wraz z pokrywką i wieczkiem oraz 0,25 zł za pojemnik na żywność do bezpośredniego spożycia. To odrębna danina od VAT, którą pobiera się od użytkownika końcowego - sposób jej ujęcia na paragonie warto uzgodnić z księgowością.

Podstawa prawna i źródła

Uwaga: rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących utraciło moc 1 lipca 2025 r. Obowiązuje rozporządzenie z 25 czerwca 2025 r. - dawny § 25 o nazwie na paragonie to dziś § 26.

Stan prawny: sierpień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje interpretacji indywidualnej. Otwierasz lokal albo wymieniasz sprzęt? Napisz do nas - dobierzemy kasę lub drukarkę do menu i sposobu obsługi, zaprogramujemy stawki i zafiskalizujemy urządzenie.