Salon fryzjerski, kosmetyczny i gabinet kosmetologiczny muszą mieć kasę fiskalną od pierwszej klientki, niezależnie od obrotu. Limit 20 000 zł, o którym słyszy wielu początkujących, nie dotyczy tych usług od 2019 r., a od 1 lipca 2021 r. musi to być kasa online. Wyjaśniamy, co dokładnie obejmuje obowiązek, jak ewidencjonować zadatki z rezerwacji, vouchery, kosmetyki sprzedawane przy stanowisku i napiwki, jak wygląda sytuacja przy wynajmie fotela oraz jaką kasę wybrać do salonu, a jaką do pracy mobilnej.
- Kasa od pierwszej klientki - skąd obowiązek
- Tylko kasa online od 1 lipca 2021 r.
- Które usługi obejmuje - fryzjer, kosmetyczka, kosmetolog, barber
- Stawki VAT i nazwy usług na paragonie
- Zadatki z rezerwacji online i przedpłaty
- Vouchery, karnety i pakiety zabiegów
- Sprzedaż kosmetyków przy stanowisku
- Napiwki i terminal płatniczy
- Wynajem fotela - kto ma kasę
- Jaka kasa do salonu, jaka do pracy mobilnej
- Najczęstsze pytania
- Podstawa prawna i źródła
Kasa od pierwszej klientki - skąd obowiązek
Zasada ogólna mówi, że sprzedaż na rzecz osób prywatnych trzeba ewidencjonować na kasie, ale drobni sprzedawcy korzystają ze zwolnienia do 20 000 zł obrotu rocznie. Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji (Dz.U. 2024 poz. 1902), obowiązujące w latach 2025-2027, zawiera jednak w § 4 listę usług, do których żadne zwolnienie nie ma zastosowania. Są na niej usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne. Oznacza to, że salon musi wydać paragon fiskalny pierwszej klientce, nawet jeśli w całym roku zarobi 3000 zł.
Wyłączenie obowiązuje nieprzerwanie od 1 stycznia 2019 r. i kolejne rozporządzenia je podtrzymują. Nie ma znaczenia forma działalności: jednoosobowa firma, spółka, działalność nierejestrowana w rozumieniu Prawa przedsiębiorców. Ta ostatnia to częsta pułapka - osoba, która strzyże „po godzinach” i mieści się w limicie przychodu działalności nierejestrowanej, nadal jest podatnikiem VAT (zwolnionym podmiotowo) i nadal ma obowiązek kasy, bo świadczy usługę z listy § 4.
Tylko kasa online od 1 lipca 2021 r.
Usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne znalazły się w trzeciej grupie branż objętych obowiązkiem kas online (art. 145b ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT). Pierwotny termin 1 stycznia 2021 r. przesunięto z powodu pandemii na 1 lipca 2021 r. Od tego dnia salon nie może rozpocząć ewidencji na kasie z elektroniczną kopią, a tym bardziej z papierową. Salony, które w 2021 r. dostały czas na wymianę, skorzystały wtedy z ulgi na zakup kas online. Kto otwiera salon dziś, od razu kupuje kasę online i również ma prawo do ulgi jako podatnik rozpoczynający ewidencję - 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł na urządzenie (szczegóły w poradniku o uldze na zakup kasy).
Kasa online łączy się z Centralnym Repozytorium Kas i sama wysyła dane o sprzedaży. Salon potrzebuje więc internetu - Wi-Fi w lokalu w zupełności wystarczy, a przy chwilowym braku sieci kasa buforuje dane i dosyła je później. Jak to działa w szczegółach, opisujemy w artykule kasa fiskalna online - jak działa.
Które usługi obejmuje - fryzjer, kosmetyczka, kosmetolog, barber
Rozporządzenie posługuje się określeniem „usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne”. W praktyce obejmuje to:
- strzyżenie, koloryzację, modelowanie, zabiegi pielęgnacyjne włosów, przedłużanie włosów, usługi barberskie (broda, golenie);
- manicure, pedicure, stylizację paznokci, przedłużanie rzęs, henna, makijaż;
- zabiegi na twarz i ciało, depilację, masaże kosmetyczne, zabiegi z użyciem urządzeń (laser, ultradźwięki, mezoterapia bezigłowa);
- zabiegi kosmetologiczne w gabinetach prowadzonych przez kosmetologów.
Granica biegnie tam, gdzie zaczyna się opieka medyczna. Zabiegi medycyny estetycznej wykonywane przez lekarza to usługa lekarska - również bez zwolnienia, ale z innych powodów, które opisujemy w tekście o kasie w gabinecie lekarskim. Z kolei masaż leczniczy wykonywany przez fizjoterapeutę nie jest usługą kosmetyczną i fizjoterapeuta może korzystać z limitu 20 000 zł. Solarium, sauna czy siłownia w tym samym lokalu to osobne usługi - sauna i solarium mogą korzystać ze zwolnienia do limitu, wstęp na siłownię od 1 lipca 2021 r. już nie.
Stawki VAT i nazwy usług na paragonie
Usługi fryzjerskie (PKWiU 96.02.1) objęte są obniżoną stawką 8% VAT. Usługi kosmetyczne, manicure, pedicure, stylizacja rzęs i zabiegi kosmetologiczne mają stawkę 23%. Sprzedaż kosmetyków to 23%. Salon, który jest czynnym podatnikiem VAT, musi więc mieć w kasie co najmniej dwie stawki i przypisać każdą usługę do właściwej. Salon zwolniony podmiotowo (obrót do 240 000 zł od 2026 r.) programuje wszystkie pozycje ze stawką „zw”, ale kasa jest obowiązkowa tak samo.
Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących z 25 czerwca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 845) wymaga w § 26, by nazwa na paragonie pozwalała jednoznacznie zidentyfikować usługę. „Usługa fryzjerska” jako jedyna pozycja w kasie to za mało, gdy salon oferuje strzyżenie za 60 zł i koloryzację za 350 zł. Bezpieczna baza nazw wygląda tak:
| Nazwa w kasie | Stawka | Uwagi |
|---|---|---|
| Strzyżenie damskie / męskie / dziecięce | 8% | osobne pozycje, gdy ceny się różnią |
| Koloryzacja, balejaż, tonowanie | 8% | można łączyć z pozycją „produkt do koloryzacji” wliczoną w cenę |
| Modelowanie, upięcie okolicznościowe | 8% | |
| Manicure hybrydowy, pedicure, przedłużanie paznokci | 23% | |
| Zabieg na twarz (nazwa zabiegu), depilacja (obszar) | 23% | nazwa własna zabiegu z cennika jest w porządku |
| Kosmetyk (nazwa produktu) | 23% | sprzedaż towaru, nie usługi |
Kasy mają bazę towarów na kilka tysięcy pozycji, więc odwzorowanie całego cennika salonu nie jest problemem. Ułatwia to również raporty: właściciel widzi, ile przyniosły koloryzacje, a ile sprzedaż kosmetyków.
Zadatki z rezerwacji online i przedpłaty
Coraz więcej salonów pobiera zadatek przy rezerwacji przez aplikację lub stronę, żeby ograniczyć nieodwołane wizyty. Zadatek na poczet konkretnej usługi to zaliczka w rozumieniu ustawy o VAT i podlega ewidencji na kasie w momencie otrzymania. Jeśli klientka płaci kartą lub BLIK-iem w aplikacji, salon powinien wystawić paragon na kwotę zadatku niezwłocznie po wpływie, nie później niż na koniec dnia (§ 6 rozporządzenia o kasach). Przy wizycie wystawia się paragon na pozostałą część, z nazwą usługi i adnotacją, że część zapłacono wcześniej. Kasy mają do tego funkcję „zaliczka” albo osobne pozycje „zadatek - strzyżenie” i „dopłata - strzyżenie”.
Gdy klientka nie przyjdzie, a zadatek przepada, jego charakter się zmienia - przestaje być zapłatą za usługę, a staje się odszkodowaniem, które nie podlega VAT. Wtedy wystawiony wcześniej paragon koryguje się w ewidencji korekt (paragonu nie da się anulować w kasie), a kwota przepadłego zadatku trafia do przychodu poza kasą. Jeśli salon regularnie pobiera zadatki, warto poprosić księgową o gotowy schemat, bo to najczęstsza pomyłka w kontrolach salonów. Jak prowadzić ewidencję korekt, opisujemy w poradniku o pomyłce na paragonie.
Vouchery, karnety i pakiety zabiegów
Voucher prezentowy to w ustawie o VAT bon. Jeśli voucher opiewa na konkretną usługę o znanej stawce (np. „strzyżenie i modelowanie”, 8%), jest bonem jednego przeznaczenia i podatek powstaje w chwili sprzedaży bonu - paragon wystawia się przy sprzedaży vouchera, a przy realizacji już nie. Jeśli voucher to „150 zł do wykorzystania na dowolne usługi i kosmetyki” (różne stawki: 8% i 23%), jest bonem różnego przeznaczenia - przy sprzedaży bonu nie ma paragonu, a paragon wystawia się dopiero przy realizacji, na faktycznie wykonane usługi. Większość salonów sprzedaje vouchery kwotowe, więc najczęściej obowiązuje druga zasada: pieniądze za voucher przyjmuje się bez kasy, a fiskalizuje w dniu wizyty.
Karnet na 10 zabiegów opłacony z góry to zaliczka na konkretne usługi - paragon przy zakupie karnetu na całość. Pakiet „zabieg + kosmetyk do domu” ze wspólną ceną to dwie pozycje na paragonie z różnymi stawkami, jeśli salon jest vatowcem; kasa poradzi sobie z tym bez problemu, ale ceny składowe trzeba ustalić w cenniku.
Sprzedaż kosmetyków przy stanowisku
Sprzedaż szamponów, odżywek czy lakierów przy stanowisku to dostawa towaru na rzecz osoby prywatnej - na tej samej kasie co usługi. Warto zaprogramować kosmetyki jako osobne pozycje z kodami kreskowymi, jeśli kasa ma czytnik, bo salon zwykle rozlicza się z nich osobno (marża, stan magazynowy). Sprzedaż wysyłkowa kosmetyków przez sklep internetowy salonu może korzystać ze zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej opłacanej przelewem, ale tylko dla towarów - usługa umówiona online i wykonana w salonie nadal wymaga paragonu. Jak to działa w praktyce, opisujemy w artykule o kasie w sklepie internetowym.
Napiwki i terminal płatniczy
Napiwek wręczony dobrowolnie fryzjerce, poza rachunkiem, nie jest wynagrodzeniem salonu za usługę i nie podlega ewidencji na kasie - to przychód osoby, która go otrzymała. Inaczej jest, gdy salon dolicza „opłatę za obsługę” do rachunku albo napiwek przechodzi przez terminal na konto firmy i dopiero potem jest dzielony między pracowników: wtedy staje się elementem ceny usługi i powinien znaleźć się na paragonie. Terminale mają funkcję napiwku, która zapisuje go osobno; trzeba tylko ustalić z księgową, jak to rozliczać.
Terminal płatniczy nie jest obowiązkowy sam w sobie, ale przedsiębiorca korzystający z kasy online ma obowiązek umożliwić płatność bezgotówkową - kartą, BLIK-iem albo przelewem na telefon. W salonie, gdzie klientki płacą kartą za 80% wizyt, terminal to po prostu konieczność. Program Polska Bezgotówkowa daje terminal bez opłat przez 12 miesięcy lub do osiągnięcia 100 000 zł obrotu, a potem przez kolejne 12 miesięcy za 1 zł miesięcznie. Obowiązek integracji kasy z terminalem został uchylony od 1 kwietnia 2025 r., więc kasa i terminal mogą być zupełnie osobnymi urządzeniami - więcej w tekście o terminalu w firmie.
Wynajem fotela - kto ma kasę
Model „wynajmu fotela” (fryzjerka prowadzi własną firmę i płaci salonowi za stanowisko) oznacza dwóch sprzedawców pod jednym dachem. Każdy z nich sprzedaje własne usługi własnym klientkom, więc każda fryzjerka na własnej działalności potrzebuje własnej kasy, zafiskalizowanej na swój NIP. Jedna kasa salonu „dla wszystkich” nie jest dopuszczalna, bo paragon zawiera NIP sprzedawcy, a sprzedawcą jest osoba, która wykonała usługę. Właściciel salonu ewidencjonuje na swojej kasie tylko własną sprzedaż (np. kosmetyki), a wynajem fotela rozlicza fakturą.
Odwrotna sytuacja - fryzjerki zatrudnione na umowę - to jeden sprzedawca i jedna kasa, na której każda pracownica loguje się jako osobny kasjer. Raporty pokazują wtedy sprzedaż per kasjer, co ułatwia rozliczanie prowizji. W salonach z kilkoma stanowiskami dobrze sprawdzają się kasy z bazą kasjerów i możliwością drukowania raportu zmianowego.
Jaka kasa do salonu, jaka do pracy mobilnej
Salon stacjonarny potrzebuje kasy, która stoi przy recepcji, jest cicha, szybko drukuje i ma czytelny wyświetlacz dla klientki. Kasa mobilna z akumulatorem sprawdzi się u fryzjerki dojeżdżającej do klientek albo u kosmetyczki obsługującej wesela i sesje zdjęciowe. Poniżej urządzenia, które najczęściej trafiają do salonów naszych klientów:
| Urządzenie | Cena brutto | Dla kogo |
|---|---|---|
| Posnet Ergo Online | 1750 zł | mały salon, recepcja, cicha praca, duża baza usług |
| Elzab Mini Online | 2000 zł | salon 1-3 stanowiska, kompaktowa, klawiatura z opisami usług |
| Novitus Nano II Online | 1999 zł | salon i praca mobilna, akumulator, Wi-Fi i Bluetooth |
| Elzab K2 Pay Online | 2100 zł | kasoterminal - kasa i terminal płatniczy w jednym |
| Posnet Mobile Online | 2000 zł | fryzjer i kosmetyczka mobilna, lekka, akumulator na cały dzień |
| Datecs WP-25 Plus | 1350 zł | najtańszy start, praca mobilna i stacjonarna |
Salony z programem do rezerwacji (Booksy, Versum, Moment i podobne) często wolą drukarkę fiskalną podłączoną do komputera lub tabletu - wtedy paragon drukuje się z programu po zamknięciu wizyty, bez przepisywania pozycji na kasę. Czy warto, wyjaśniamy w porównaniu kasa czy drukarka fiskalna. Kasoterminal jest wygodny w salonie z jednym stanowiskiem: jedna ładowarka, jeden paragon, jeden rachunek. Przy dwóch i więcej stanowiskach lepiej mieć kasę na recepcji i terminal osobno, żeby awaria jednego nie zatrzymała drugiego. Więcej o tym w artykule kasoterminal - co to jest i dla kogo.
Najczęstsze pytania
Strzygę w domu kilka klientek tygodniowo, mam działalność nierejestrowaną. Muszę mieć kasę?
Tak. Usługi fryzjerskie są wyłączone ze zwolnień bez względu na obrót i formę działalności. Działalność nierejestrowana zwalnia z wpisu do CEIDG i składek, ale nie z obowiązków podatnika VAT, w tym kasy. Najtańsza kasa online kosztuje około 1350 zł, a po uldze 700 zł realny koszt to około 650 zł.
Czy salon może używać kasy w telefonie (kasy programowej)?
Nie. Kasy mające postać oprogramowania są dopuszczone tylko dla branż wymienionych w rozporządzeniu z 29 maja 2020 r. i jego nowelizacjach: transport, hotelarstwo, gastronomia, wybrane usługi i od 1 kwietnia 2026 r. urządzenia samoobsługowe. Usług fryzjerskich i kosmetycznych na tej liście nie ma. Salon potrzebuje kasy sprzętowej.
Klientka zapłaciła przelewem za voucher na 200 zł. Kiedy wystawić paragon?
Voucher kwotowy na dowolne usługi to bon różnego przeznaczenia - paragon wystawia się przy realizacji, na wykonane usługi. Jeśli voucher jest na konkretną usługę, paragon wystawia się przy sprzedaży vouchera.
Czy na paragonie może być imię fryzjerki, która wykonała usługę?
Tak, jako numer lub oznaczenie kasjera - kasa drukuje to automatycznie po zalogowaniu kasjera. Nie trzeba (i nie warto) wpisywać imienia w nazwę usługi.
Salon dopiero rusza, kasa jest zamówiona, ale przyjdzie za tydzień. Mogę przyjmować klientki?
Nie na paragon ręczny. Sprzedaż bez kasy, gdy obowiązek już istnieje, to czyn z Kodeksu karnego skarbowego. Lepiej przesunąć otwarcie o kilka dni albo zamówić kasę z magazynu - my fiskalizujemy urządzenia z oferty sklepu zwykle w ciągu jednego dnia roboczego.
Co robić, gdy kasa się zepsuje w sobotę, w środku dnia?
Przerwać sprzedaż albo przełączyć się na kasę rezerwową, jeśli jest zgłoszona. Serwis ma 48 godzin na reakcję. Salon z jedną kasą powinien mieć numer serwisu pod ręką; szczegółowa procedura w artykule awaria kasy fiskalnej - co robić.
Podstawa prawna i źródła
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902) - § 4 ust. 1 pkt 2
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845) - § 6, § 26
- Ustawa o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2025 poz. 775) - art. 8a i 8b (bony), art. 111, art. 145b ust. 1 pkt 3
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas mających postać oprogramowania (Dz.U. 2020 poz. 965)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 820)
Stan prawny: wrzesień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje interpretacji indywidualnej. Otwierasz salon albo wymieniasz kasę? Napisz do nas - zaprogramujemy cennik usług ze stawkami, zafiskalizujemy kasę i pokażemy, jak rozliczać zadatki i vouchery.