Lekarz i lekarz dentysta przyjmujący pacjentów prywatnie muszą mieć kasę fiskalną od pierwszej wizyty, nawet jeśli ich usługi są zwolnione z VAT. To dwie niezależne sprawy: zwolnienie z podatku wynika z ustawy o VAT, a obowiązek kasy z rozporządzenia o zwolnieniach, które usługi lekarskie wyłącza z limitu 20 000 zł. Od 1 lipca 2021 r. musi to być kasa online. Wyjaśniamy, kiedy kasa nie jest potrzebna (NFZ, kontrakt, telemedycyna opłacana przelewem), co wpisać na paragonie, żeby nie naruszyć tajemnicy lekarskiej, jak ewidencjonować zaliczki na leczenie i plany leczenia oraz jaką kasę wybrać do gabinetu.
- Zwolnienie z VAT to nie zwolnienie z kasy
- Kogo dotyczy - lekarz, dentysta, a kto może korzystać z limitu
- Kiedy kasa nie jest potrzebna: NFZ, kontrakt, wizyta online
- Kasa online od 1 lipca 2021 r.
- Co wpisać na paragonie - tajemnica lekarska
- Stawki: „zw” dla leczenia, 23% dla medycyny estetycznej
- Zaliczki, plany leczenia i raty w stomatologii
- Lekarz w cudzej klinice - czyja kasa
- Jaka kasa do gabinetu
- Najczęstsze pytania
- Podstawa prawna i źródła
Zwolnienie z VAT to nie zwolnienie z kasy
Usługi w zakresie opieki medycznej służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów, są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT. Wielu lekarzy wnioskuje z tego, że skoro nie płacą VAT, nie dotyczy ich kasa. To błąd. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych wynika z art. 111 ust. 1 ustawy i obejmuje wszystkich podatników, także zwolnionych. Zwolnienia z kasy reguluje osobne rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902), a w jego § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f wprost wyłączono ze zwolnień usługi w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów. Limit 20 000 zł obrotu, z którego korzystają inne drobne usługi, tu nie ma zastosowania.
W praktyce: pierwszy prywatny pacjent oznacza pierwszy paragon. Kwota na paragonie jest wtedy ze stawką „zw”, a kasa służy do udokumentowania obrotu, nie do naliczenia podatku.
Kogo dotyczy - lekarz, dentysta, a kto może korzystać z limitu
Wyłączenie obejmuje wyłącznie usługi świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów. Inne zawody medyczne nie są na tej liście i mogą korzystać ze zwolnienia do 20 000 zł obrotu rocznie (proporcjonalnie w pierwszym roku):
| Kto | Kasa od pierwszego pacjenta | Może korzystać z limitu 20 000 zł |
|---|---|---|
| Lekarz każdej specjalności, w tym medycyna estetyczna | tak | nie |
| Lekarz dentysta, ortodonta, chirurg stomatologiczny | tak | nie |
| Fizjoterapeuta, psycholog, psychoterapeuta, dietetyk | nie | tak |
| Pielęgniarka, położna (własna praktyka) | nie | tak |
| Higienistka stomatologiczna na własnej działalności | nie | tak |
| Weterynarz | nie | tak |
Uwaga na dwa szczegóły. Po pierwsze, spółka lekarska (np. spółka partnerska dentystów) świadczy usługi „przez lekarzy”, więc wyłączenie dotyczy jej tak samo jak indywidualnej praktyki. Po drugie, psycholog czy fizjoterapeuta, który przekroczy 20 000 zł, ma dwa miesiące od końca miesiąca przekroczenia na uruchomienie kasy - warto pilnować obrotu, bo w gabinecie z pełnym grafikiem limit wyczerpuje się w kilka miesięcy. Szczegóły w poradniku kto musi mieć kasę fiskalną w 2026 r.
Kiedy kasa nie jest potrzebna: NFZ, kontrakt, wizyta online
Kasa dokumentuje sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych. Wszystko, co lekarz sprzedaje innym podmiotom, dokumentuje fakturą, bez kasy:
- Świadczenia w ramach NFZ - nabywcą jest Fundusz, nie pacjent; rozliczenie na podstawie umowy i faktur lub rachunków do NFZ.
- Kontrakt ze szpitalem lub przychodnią - lekarz na własnej działalności wystawia fakturę placówce. Nie ma sprzedaży na rzecz pacjenta, więc nie ma kasy, nawet jeśli pacjent płaci placówce prywatnie.
- Badania dla firm - medycyna pracy, badania kierowców zlecane przez pracodawcę, orzeczenia dla firm: faktura na firmę. Jeśli kierowca płaci sam, prywatnie - paragon.
- Pakiety abonamentowe - gdy nabywcą jest operator abonamentów medycznych, lekarz fakturuje operatora.
Osobny wyjątek dotyczy usług na odległość. Rozporządzenie wyłącza ze zwolnień usługi lekarskie „z wyłączeniem usług świadczonych na odległość”, czyli teleporada lub konsultacja online, opłacona przelewem lub przez system płatności, z zapisem, kto i za co zapłacił, może korzystać ze zwolnienia z poz. 37 załącznika. Gabinet, który prowadzi część konsultacji zdalnie, ewidencjonuje na kasie wizyty stacjonarne, a teleporady opłacone przelewem może dokumentować wyciągiem i ewidencją. Wymaga to dyscypliny: jedna teleporada opłacona gotówką w gabinecie po wizycie już podlega kasie.
Kasa online od 1 lipca 2021 r.
Usługi lekarskie i dentystyczne trafiły do trzeciej grupy branż objętych obowiązkiem kas online (art. 145b ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT), razem z fryzjerami, kosmetyczkami, prawnikami i budowlanką. Termin 1 stycznia 2021 r. przesunięto na 1 lipca 2021 r. Od tego dnia gabinet może rozpocząć ewidencję wyłącznie na kasie online. Kasy z elektroniczną kopią, które lekarze kupili przed 2021 r., musiały zostać wymienione; kto dziś otwiera praktykę, kupuje kasę online i ma prawo do ulgi 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł na urządzenie (jak rozliczyć ulgę).
Kasa online wysyła dane do Centralnego Repozytorium Kas automatycznie. W gabinecie wystarczy Wi-Fi; kasa mobilna dla lekarza dojeżdżającego do pacjentów łączy się przez hotspot w telefonie lub własny modem. Repozytorium otrzymuje kwoty, stawki i nazwy pozycji z paragonów - nie dane pacjentów, bo tych na paragonie nie ma.
Co wpisać na paragonie - tajemnica lekarska
Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących z 25 czerwca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 845) wymaga w § 26, żeby nazwa na paragonie jednoznacznie identyfikowała usługę. Jednocześnie lekarza wiąże tajemnica, a paragon jest dokumentem, który pacjent może zgubić lub pokazać osobom trzecim. Fiskus nie wymaga rozpoznania na paragonie - wymaga nazwy usługi z cennika. Bezpieczny kompromis, stosowany w gabinetach, wygląda tak:
| Nazwa na paragonie | Ocena |
|---|---|
| Konsultacja lekarska / Konsultacja specjalistyczna | w porządku, gdy w cenniku jest jedna cena konsultacji |
| Konsultacja kardiologiczna, Wizyta kontrolna, Wizyta pierwszorazowa | w porządku - odróżnia pozycje o różnych cenach |
| Wypełnienie kompozytowe, Leczenie kanałowe (1 kanał), Scaling, Korona porcelanowa | w porządku - nazwa procedury z cennika stomatologicznego |
| USG jamy brzusznej, EKG, Badanie laboratoryjne (nazwa) | w porządku |
| Usługa medyczna | za ogólne przy zróżnicowanym cenniku |
| Leczenie zapalenia płuc, Terapia depresji | zbędne - rozpoznanie nie jest wymagane |
Na paragonie nie ma nazwiska pacjenta. Jeśli pacjent prosi o fakturę (np. na ubezpieczyciela), gabinet wystawia ją na podstawie paragonu; przy fakturze dla firmy paragon musi zawierać NIP nabywcy. W stomatologii pacjenci często proszą o zestawienie do refundacji z prywatnej polisy - wystarczy faktura z nazwami procedur, bez opisu przebiegu leczenia.
Stawki: „zw” dla leczenia, 23% dla medycyny estetycznej
Zwolnienie z art. 43 ust. 1 pkt 19 obejmuje usługi służące zdrowiu. Zabiegi, których celem nie jest leczenie, a poprawa wyglądu, są opodatkowane stawką 23%. Dotyczy to medycyny estetycznej (botoks w celach kosmetycznych, wypełniacze, lasery na zmarszczki), wybielania zębów bez wskazań leczniczych, a także orzeczeń i zaświadczeń, które nie służą leczeniu (np. zaświadczenie dla pracodawcy o zdolności do pracy jest zwolnione, ale opinia na potrzeby sądu już nie). Gabinet, który wykonuje oba rodzaje usług, potrzebuje w kasie dwóch stawek: „zw” i 23%, i musi przypisać każdą pozycję cennika do właściwej. Lekarz medycyny estetycznej, który przekroczy 240 000 zł sprzedaży opodatkowanej w roku, traci zwolnienie podmiotowe i staje się czynnym podatnikiem VAT - stawki na kasie stają się wtedy realnym podatkiem, a nie tylko oznaczeniem.
Zaliczki, plany leczenia i raty w stomatologii
Stomatologia rozlicza się etapami: plan leczenia na kilka tysięcy złotych, zaliczka na pracę protetyczną, płatność w ratach. Każda wpłata pacjenta na poczet przyszłej usługi to zaliczka i podlega ewidencji na kasie w momencie otrzymania (§ 6 rozporządzenia o kasach). Praktyczny schemat:
- Zaliczka na koronę - paragon na kwotę zaliczki, pozycja „Zaliczka - korona porcelanowa”, stawka „zw”.
- Odbiór pracy i dopłata - paragon na pozostałą kwotę, pozycja „Korona porcelanowa - dopłata”.
- Raty - jeśli pacjent płaci gabinetowi w ratach, każda rata to zaliczka lub dopłata na paragonie; jeśli raty obsługuje firma finansująca, gabinet dostaje całość od firmy (faktura) i pacjent rozlicza się z nią, bez kasy.
- Rezygnacja z leczenia - zwrot zaliczki dokumentuje się w ewidencji zwrotów, z podpisem pacjenta i odniesieniem do paragonu (jak prowadzić ewidencję korekt).
Pacjent, który płaci przelewem przed wizytą, też otrzymuje paragon - trzeba go wystawić po wpływie, nie później niż na koniec dnia, i przekazać przy wizycie albo w formie e-paragonu. Gabinety z rejestracją online coraz częściej wysyłają e-paragon od razu po zaksięgowaniu płatności; jak to uruchomić, opisujemy w tekście e-paragon - jak wdrożyć.
Lekarz w cudzej klinice - czyja kasa
Lekarz na własnej działalności przyjmujący w prywatnej klinice może działać w dwóch modelach i od modelu zależy, kto ma kasę:
- Klinika sprzedaje usługę pacjentowi - pacjent płaci w recepcji kliniki, klinika wystawia paragon ze swojej kasy, a lekarzowi płaci fakturą za usługi (kontrakt). Lekarz nie potrzebuje kasy do tej działalności.
- Lekarz sprzedaje usługę pacjentowi, klinika wynajmuje gabinet - pacjent płaci lekarzowi, lekarz wystawia paragon ze swojej kasy, a klinice płaci czynsz. Lekarz musi mieć własną kasę, zafiskalizowaną na swój NIP, nawet jeśli przyjmuje w klinice jeden dzień w tygodniu. Jedna „wspólna” kasa kliniki nie jest dopuszczalna, bo paragon zawiera NIP sprzedawcy.
Lekarz przyjmujący w kilku miejscach ma dwie drogi: kasa mobilna, którą wozi ze sobą (miejsce używania zgłasza się w CRK jako sprzedaż w różnych lokalizacjach), albo osobna kasa w każdym gabinecie. Przy dwóch gabinetach i wizytach dwa razy w tygodniu w każdym z nich kasa mobilna jest prostsza i tańsza.
Jaka kasa do gabinetu
W gabinecie kasa pracuje kilka do kilkunastu razy dziennie, ma być cicha, zajmować mało miejsca na biurku i mieć czytelny cennik zaprogramowany pod procedury. Stomatologia potrzebuje dużej bazy pozycji (kilkaset procedur) i wygodnej obsługi zaliczek. Poniżej urządzenia, które sprawdzają się u naszych klientów z branży medycznej:
| Urządzenie | Cena brutto | Dla kogo |
|---|---|---|
| Posnet Ergo Online | 1750 zł | gabinet lekarski, cicha, kompaktowa, duża baza pozycji |
| Elzab Mini Online | 2000 zł | gabinet stomatologiczny, klawiatura z opisami procedur |
| Novitus Nano II Online | 1999 zł | lekarz w dwóch gabinetach, akumulator, Wi-Fi |
| Posnet Mobile Online | 2000 zł | wizyty domowe, lekki, akumulator na cały dzień |
| Datecs WP-25 Plus | 1350 zł | najtańszy start dla psychologa lub fizjoterapeuty po przekroczeniu limitu |
| Posnet Thermal HX (drukarka fiskalna) | na zapytanie | klinika z programem gabinetowym - paragon z systemu, bez przepisywania |
Gabinety korzystające z programów do prowadzenia dokumentacji medycznej i rozliczeń (np. systemy gabinetowe z modułem kasowym) najczęściej wybierają drukarkę fiskalną: paragon powstaje z programu po zamknięciu wizyty, z gotowymi nazwami procedur i zaliczkami. Różnice wyjaśniamy w tekście kasa czy drukarka fiskalna. Terminal płatniczy nie jest obowiązkowy, ale gabinet z kasą online musi umożliwić płatność bezgotówkową; w recepcji dobrze sprawdza się kasoterminal, czyli kasa i terminal w jednym urządzeniu.
Najczęstsze pytania
Jestem lekarzem na kontrakcie w szpitalu i raz w tygodniu przyjmuję prywatnie w domu. Muszę mieć kasę?
Tak, dla wizyt prywatnych - od pierwszej. Kontrakt ze szpitalem rozliczasz fakturą, ale wizyta prywatna to sprzedaż na rzecz osoby fizycznej i usługi lekarskie nie korzystają z limitu 20 000 zł.
Wszystkie moje wizyty są zwolnione z VAT. Po co fiskusowi paragon ze stawką „zw”?
Paragon dokumentuje przychód do podatku dochodowego i obrót do limitu zwolnienia podmiotowego z VAT. Kasa jest narzędziem ewidencji, nie tylko naliczania podatku.
Prowadzę tylko teleporady, pacjenci płacą przez system płatności online. Potrzebuję kasy?
Jeśli wszystkie usługi są świadczone na odległość i opłacane przelewem lub przez operatora płatności, a z ewidencji wynika, kto i za co zapłacił, możesz korzystać ze zwolnienia dla usług na odległość. Pierwsza wizyta stacjonarna opłacona gotówką lub kartą wymaga kasy.
Czy na paragonie może być nazwisko pacjenta?
Nie ma takiej potrzeby i nie warto tego robić. Paragon zawiera nazwę usługi, cenę i dane sprzedawcy. Dane pacjenta trafiają na fakturę tylko wtedy, gdy pacjent o nią poprosi.
Dentysta kupił kasę w 2020 r. z elektroniczną kopią. Może jej nadal używać?
Nie. Stomatologia jest objęta obowiązkiem kas online od 1 lipca 2021 r. Kasa z elektroniczną kopią powinna była zostać wymieniona do tego dnia. Więcej o wymianie takich kas piszemy w artykule kasa z elektroniczną kopią po 2026 r.
Co się zmieni w 2027 r. przy fakturach dla pacjentów?
Od 1 stycznia 2027 r. kasa nie będzie już wystawiać faktur - faktury dla firm trzeba będzie wystawiać w programie i przesyłać przez KSeF. Faktury dla pacjentów (osób prywatnych) pozostają poza KSeF, ale również nie powstaną na kasie. Szczegóły w artykule kasa nie wystawi faktury od 2027 r.
Podstawa prawna i źródła
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902) - § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f, poz. 37 załącznika
- Ustawa o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2025 poz. 775) - art. 43 ust. 1 pkt 18-19, art. 111, art. 145b ust. 1 pkt 3
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845) - § 6, § 26
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 820)
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. zmieniająca ustawę o VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203) - przesunięcie zakazu wystawiania faktur z kasy na 1 stycznia 2027 r.
Stan prawny: wrzesień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje interpretacji indywidualnej. Otwierasz praktykę albo klinika przechodzi na model „lekarz sprzedaje, klinika wynajmuje”? Napisz do nas - dobierzemy kasę lub drukarkę fiskalną do programu gabinetowego, zaprogramujemy cennik procedur i zafiskalizujemy urządzenie.