Kasoterminal kosztuje tyle co kasa mobilna, a terminal dostajesz w cenie. Osobny terminal z Polski Bezgotówkowej jest za darmo przez rok. Który wariant naprawdę wychodzi taniej i wygodniej? Liczymy koszt zakupu, ulgę, opłaty za terminal, prowizje i to, co dzieje się przy awarii. Porównujemy Elzab K2 Pay Online z zestawem Posnet Mobile Online plus terminal z programu, pokazujemy rachunek na 3 lata i podpowiadamy, dla kogo jedno urządzenie ma sens, a kto lepiej wyjdzie na dwóch.
- Dwa warianty: jedno urządzenie albo dwa
- Co mówią przepisy - integracja już nieobowiązkowa
- Koszt zakupu i ulga 700 zł
- Ile kosztuje terminal - Polska Bezgotówkowa i co po niej
- Prowizje od płatności kartą
- Rachunek na 3 lata
- Awaria: jeden punkt czy dwa
- Wygoda przy ladzie i w terenie
- Dla kogo kasoterminal, dla kogo zestaw
- Najczęstsze pytania
- Podstawa prawna i źródła
Dwa warianty: jedno urządzenie albo dwa
Przedsiębiorca, który potrzebuje kasy online i chce przyjmować karty, ma dziś dwie drogi. Pierwsza to kasoterminal - kasa fiskalna online i terminal płatniczy w jednej obudowie, z jedną drukarką, jedną baterią i jedną kartą SIM. Sprzedawca wybiera pozycje na ekranie, klient przykłada kartę do tego samego urządzenia, wychodzi jeden paragon z potwierdzeniem płatności. Czym dokładnie jest to urządzenie, opisaliśmy w artykule kasoterminal - co to jest i dla kogo. Druga droga to zestaw: klasyczna kasa mobilna (np. Posnet Mobile Online) i osobny terminal od agenta rozliczeniowego, najczęściej z programu Polska Bezgotówkowa. Dwa urządzenia, dwie ładowarki, dwa paragony (fiskalny i z terminala), ale też dwóch niezależnych dostawców.
Na papierze różnica sprowadza się do wygody. W praktyce liczą się cztery rzeczy: ile zapłacisz na starcie, ile miesięcznie, co się stanie przy awarii i jak to działa w Twoim miejscu sprzedaży.
Co mówią przepisy - integracja już nieobowiązkowa
W latach 2022-2025 przepisy zapowiadały obowiązek połączenia kasy online z terminalem płatniczym (art. 19a ust. 3 Prawa przedsiębiorców). Termin kilkukrotnie przesuwano, a ustawą z 24 stycznia 2025 r. obowiązek uchylono z dniem 1 kwietnia 2025 r. Dziś kasa i terminal nie muszą być ze sobą połączone. Został tylko obowiązek zapewnienia klientowi możliwości płatności bezgotówkowej (kartą, BLIK-iem lub przelewem) przez przedsiębiorcę używającego kasy online - dowolnym sposobem. Kasoterminal spełnia go z definicji, zestaw kasa plus terminal również, a nawet kasa i numer telefonu do przelewu na telefon.
Oznacza to, że wybór między jednym a dwoma urządzeniami jest wyłącznie decyzją biznesową. Nie ma „bezpieczniejszego prawnie” wariantu. Więcej o obowiązku płatności bezgotówkowych w tekście terminal płatniczy w firmie - obowiązek.
Koszt zakupu i ulga 700 zł
Kasoterminal jest kasą rejestrującą w rozumieniu ustawy o VAT - ma pamięć fiskalną, homologację GUM i podlega tym samym zasadom co każda kasa online. Ulga na zakup (90% ceny netto, maksymalnie 700 zł) przysługuje na niego dokładnie tak samo jak na kasę mobilną. Warunki ulgi opisaliśmy w poradniku ulga na zakup kasy 700 zł.
| Wariant | Cena brutto | Ulga | Realny koszt startu |
|---|---|---|---|
| Kasoterminal Elzab K2 Pay Online | 2100 zł | 700 zł | 1400 zł |
| Zestaw: Posnet Mobile Online + terminal z Polski Bezgotówkowej | 2000 zł + 0 zł | 700 zł | 1300 zł |
| Zestaw: Datecs WP-25 Plus + terminal z Polski Bezgotówkowej | 1350 zł + 0 zł | 700 zł | 650 zł |
Na starcie zestaw jest więc tańszy lub porównywalny, bo terminal z programu nie kosztuje nic. Różnice pojawiają się po roku.
Ile kosztuje terminal - Polska Bezgotówkowa i co po niej
Program Polska Bezgotówkowa, prowadzony przez Fundację Polska Bezgotówkowa, oferuje przedsiębiorcy, który dotąd nie przyjmował kart, terminal bez opłat za dzierżawę i bez prowizji przez 12 miesięcy lub do osiągnięcia 100 000 zł obrotu na terminalu, w zależności od tego, co nastąpi pierwsze. Po tym okresie przez kolejne 12 miesięcy terminal kosztuje 1 zł miesięcznie, ale prowizje są już naliczane według stawek agenta. Od trzeciego roku obowiązuje zwykła umowa z agentem rozliczeniowym - dzierżawa terminala to zazwyczaj kilkadziesiąt złotych miesięcznie, zależnie od modelu i pakietu.
W kasoterminalu terminal jest częścią urządzenia, więc nie ma dzierżawy. Jest natomiast umowa z agentem rozliczeniowym na obsługę płatności - kasoterminal działa z wybranymi agentami, z którymi producent ma integrację. Opłaty miesięczne za usługę płatniczą zależą od umowy; część agentów prowadzi dla kasoterminali ofertę bez abonamentu, z samą prowizją. Trzeba też doliczyć kartę SIM z transmisją danych, jeśli urządzenie ma pracować w terenie - to kilka do kilkunastu złotych miesięcznie, ale ten koszt dotyczy tak samo kasy mobilnej z modemem.
Prowizje od płatności kartą
Prowizja to procent od każdej transakcji kartą, naliczany przez agenta rozliczeniowego. Składa się z opłaty interchange (regulowanej w UE: maksymalnie 0,2% dla kart debetowych i 0,3% dla kredytowych konsumenckich), opłaty organizacji kartowej i marży agenta. W małych firmach łączna prowizja to zwykle od kilku dziesiątych procenta do około 1% obrotu kartowego, przy kartach firmowych i zagranicznych więcej. Prowizja nie zależy od tego, czy terminal jest w kasie, czy osobno - zależy od umowy z agentem. Warto porównać dwie-trzy oferty przed podpisaniem, bo różnice w marży agenta bywają większe niż koszt dzierżawy.
Rachunek na 3 lata
Przyjmijmy sklep lub punkt usługowy z obrotem kartowym 15 000 zł miesięcznie (180 000 zł rocznie), prowizją 0,8% w obu wariantach i pracą stacjonarną na Wi-Fi (bez karty SIM). Prowizja jest identyczna, więc pomijamy ją w porównaniu i liczymy tylko to, co się różni.
| Pozycja | Kasoterminal K2 Pay Online | Posnet Mobile Online + terminal |
|---|---|---|
| Zakup po uldze | 1400 zł | 1300 zł |
| Terminal, rok 1 | 0 zł (w urządzeniu) | 0 zł (program, obrót przekracza 100 000 zł po ok. 7 miesiącach - wtedy zaczyna się okres 1 zł/mies.) |
| Terminal, rok 2 | 0 zł | ok. 12 zł (1 zł/mies.) |
| Terminal, rok 3 | 0 zł | ok. 480-960 zł (dzierżawa 40-80 zł/mies. wg umowy) |
| Przegląd techniczny kasy (co 2 lata) | 1 przegląd | 1 przegląd |
| Abonament za usługę płatniczą | wg umowy z agentem (0-30 zł/mies.) | zwykle w dzierżawie |
| Suma 3 lata (bez prowizji i przeglądu) | ok. 1400-2480 zł | ok. 1790-2270 zł |
Wniosek: przy typowych warunkach oba warianty w trzy lata wychodzą podobnie, z przewagą kasoterminalu, jeśli agent nie nalicza abonamentu, i z przewagą zestawu, jeśli nalicza. Kwoty z tabeli to widełki - trzeba je podstawić z konkretnej oferty. Pieniądze nie rozstrzygają tego wyboru. Rozstrzyga to, co niżej.
Awaria: jeden punkt czy dwa
Kasoterminal to jeden punkt awarii. Gdy padnie drukarka, bateria albo moduł płatniczy, tracisz jednocześnie kasę i terminal. Serwis kasy ma 48 godzin na reakcję (§ 52 rozporządzenia o kasach), a w tym czasie bez kasy rezerwowej nie możesz sprzedawać - ani gotówką, ani kartą. W zestawie awaria terminala zostawia Ci kasę i gotówkę, a awaria kasy nie zatrzymuje terminala (choć bez kasy sprzedaż i tak stoi). Dla punktu z jednym stanowiskiem i wysokim udziałem kart to argument za zestawem albo za kasoterminalem plus tania kasa rezerwowa. Procedura na wypadek awarii jest opisana w artykule awaria kasy fiskalnej - co robić.
Z drugiej strony dwa urządzenia to dwa akumulatory do ładowania, dwie karty SIM w terenie i dwie umowy. Kurier albo sprzedawca na targowisku, który raz zapomniał naładować terminal, wie, że „jeden punkt awarii” ma też drugą stronę: jedno urządzenie łatwiej dopilnować.
Wygoda przy ladzie i w terenie
- Jeden paragon. Kasoterminal drukuje paragon fiskalny z informacją o płatności kartą na jednym wydruku. W zestawie klient dostaje dwa kawałki papieru, a sprzedawca dwa razy wpisuje kwotę (chyba że kasa i terminal są połączone, co dziś jest opcją, nie obowiązkiem).
- Pomyłki w kwocie. W zestawie kwotę na terminalu wpisuje się ręcznie - błąd oznacza korektę na terminalu i w ewidencji. W kasoterminalu kwota przechodzi automatycznie.
- Miejsce na ladzie. Jedno urządzenie zamiast dwóch ma znaczenie w food trucku, na stoisku i w małym gabinecie.
- Praca w terenie. Kasoterminal z SIM i baterią to kompletne stanowisko w kieszeni. Zestaw to dwie rzeczy do noszenia i ładowania.
- Elastyczność. W zestawie możesz zmienić agenta rozliczeniowego bez zmiany kasy i odwrotnie. Kasoterminal wiąże Cię z agentami obsługiwanymi przez producenta.
- E-paragon. Oba warianty mogą wysyłać e-paragony przez HUB paragonowy, jeśli producent to wdrożył; sprawdź to przed zakupem (jak wdrożyć e-paragon).
Dla kogo kasoterminal, dla kogo zestaw
| Sytuacja | Rekomendacja |
|---|---|
| Kurier, taksówka, dostawa, serwis dojeżdżający do klienta | kasoterminal - jedno urządzenie w kieszeni, jeden paragon, jedna bateria |
| Food truck, stoisko na targu lub festiwalu | kasoterminal - brak miejsca na dwa urządzenia; warto mieć tanią kasę rezerwową |
| Salon fryzjerski z jednym stanowiskiem, mały gabinet | oba warianty; kasoterminal wygrywa wygodą, zestaw odpornością na awarię |
| Sklep z ladą, kilka tysięcy transakcji miesięcznie | zestaw - kasa stacjonarna z szybką drukarką i szufladą plus terminal; kasoterminal jest za wolny przy dużym ruchu |
| Punkt z dwoma stanowiskami | zestaw - jedna kasa, dwa terminale albo dwie kasy; awaria jednego nie zatrzymuje drugiego |
| Firma, która chce mieć swobodę zmiany agenta rozliczeniowego | zestaw |
| Firma, która chce najniższą liczbę umów i urządzeń | kasoterminal |
W naszym sklepie kasoterminal to Elzab K2 Pay Online (2100 zł brutto). Po stronie zestawów najczęściej łączymy Posnet Mobile Online (2000 zł) albo Posnet Mobile 2 Online (2100 zł) z terminalem od agenta, a jako kasę rezerwową do kasoterminalu polecamy Datecs WP-25 Plus (1350 zł). Przy pracy w terenie bez Wi-Fi warto rozważyć kasę z wbudowanym modemem - o tym piszemy w artykule mobilna kasa z GSM do handlu obwoźnego.
Najczęstsze pytania
Czy na kasoterminal przysługuje ulga 700 zł?
Tak. Kasoterminal jest kasą online z homologacją GUM. Ulga przysługuje na tych samych zasadach: przy rozpoczęciu ewidencji, 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł, pod warunkiem używania przez 3 lata i terminowych przeglądów.
Mam już terminal z Polski Bezgotówkowej. Czy mogę wziąć drugi do kasoterminalu?
Program jest dla przedsiębiorców, którzy dotąd nie przyjmowali płatności kartą. Firma korzystająca już z terminala nie wchodzi ponownie do programu. Kasoterminal będzie wtedy rozliczany na zwykłej umowie z agentem.
Czy kasoterminal działa bez internetu?
Sprzedaż gotówkowa i wydruk paragonu działają bez sieci - kasa buforuje dane i wysyła je do CRK po odzyskaniu połączenia. Płatność kartą wymaga połączenia z agentem, więc bez zasięgu terminal nie autoryzuje transakcji. To samo dotyczy osobnego terminala.
Czy muszę połączyć kasę z terminalem?
Nie. Obowiązek integracji został uchylony od 1 kwietnia 2025 r. Połączenie jest opcją, która oszczędza wpisywania kwoty dwa razy.
Co się dzieje z płatnościami kartą, gdy kasoterminal jest w serwisie?
Nie ma ich, chyba że masz drugi terminal albo aplikację płatniczą w telefonie u agenta, który obsługuje płatności softPOS. Dla punktów, w których karta to większość obrotu, warto ustalić taki plan awaryjny przed pierwszą awarią.
Czy kasoterminal wystawi fakturę firmie?
Do końca 2026 r. tak, jak każda kasa z funkcją faktury. Od 1 stycznia 2027 r. żadna kasa nie będzie wystawiać faktur - trzeba będzie je wystawić w programie i przesłać przez KSeF. Szczegóły w artykule kasa nie wystawi faktury od 2027 r.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2025 poz. 775) - art. 111 ust. 4-6 (ulga), art. 111 ust. 6a (kasy online)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 820)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845) - § 52 (48 godzin na serwis)
- Ustawa z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2018 poz. 646 ze zm.) - art. 19a (płatności bezgotówkowe; ust. 3 uchylony od 1 kwietnia 2025 r.)
- Fundacja Polska Bezgotówkowa - warunki programu
Stan prawny: wrzesień 2026 r. Ceny z oferty sklepu na dzień publikacji, opłaty terminalowe wg umów agentów rozliczeniowych. Nie wiesz, który wariant wybrać? Napisz do nas - policzymy rachunek dla Twojego obrotu i skonfigurujemy kasoterminal lub zestaw z terminalem.