Kasa fiskalna w telefonie po 1 kwietnia 2026 r. - dla kogo, ile kosztuje i kiedy lepsza jest kasa sprzętowa - Telbit

Kasa fiskalna w telefonie to od 2020 r. legalna alternatywa dla urządzenia na ladzie, ale tylko dla wybranych branż. 1 kwietnia 2026 r. lista tych branż została rozszerzona, a od lipca 2025 r. obowiązuje nowe rozporządzenie techniczne dla kas programowych. Wyjaśniamy, czym różni się aplikacja od kasy sprzętowej, kto może z niej korzystać, ile to kosztuje w perspektywie kilku lat i w których sytuacjach klasyczna kasa online nadal wygrywa - także dlatego, że sami serwisujemy jedne i drugie.

Spis treści

Czym jest kasa mająca postać oprogramowania
Dla kogo - lista branż po 1 kwietnia 2026 r.
Jak działa w praktyce
Paragon z aplikacji - drukarka czy e-paragon
Koszty: abonament kontra zakup kasy
Ulga 700 zł także na kasę w telefonie
Ograniczenia i ryzyka
Kasa programowa czy sprzętowa - porównanie
Jak zacząć - krok po kroku
Najczęstsze pytania
Podstawa prawna i źródła

Czym jest kasa mająca postać oprogramowania

Ustawa o VAT w art. 111b dopuszcza prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania, potocznie nazywanych kasami wirtualnymi lub kasami w telefonie. To aplikacja instalowana na smartfonie, tablecie lub komputerze, która spełnia te same wymagania co kasa online: ma pamięć fiskalną (w tym przypadku chronioną programowo i powiązaną z urządzeniem), numer unikatowy nadany przez Ministerstwo Finansów, wystawia paragony fiskalne i przesyła dane do Centralnego Repozytorium Kas.

Kasa programowa nie jest „programem do wystawiania paragonów” - musi mieć certyfikat zgodności wydany przez Główny Urząd Miar, a producent odpowiada za jej bezpieczeństwo tak jak producent kasy sprzętowej. Wymagania techniczne określa rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. 2025 poz. 861), które od 1 lipca 2025 r. zastąpiło przepisy z 2020 r. Aplikacje bez certyfikatu, nawet jeśli drukują coś przypominającego paragon, nie są kasą i ich używanie to sprzedaż bez kasy.

Dla kogo - lista branż po 1 kwietnia 2026 r.

Kasy programowej nie może używać każdy. Katalog uprawnionych zawiera rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. 2020 poz. 965 z późniejszymi zmianami). Obejmuje on m.in.:

transport pasażerski - taksówki, przewozy okazjonalne, busy, wypożyczalnie i przewozy w aplikacjach,
hotele, pensjonaty, pola kempingowe i inne usługi krótkotrwałego zakwaterowania,
gastronomię - restauracje, catering, food trucki, sprzedaż napojów i posiłków na wynos,
usługi mobilne i terenowe: serwis, naprawy i montaż u klienta, sprzedaż obwoźną i obnośną,
wynajem pojazdów i sprzętu, usługi parkingowe rozliczane elektronicznie,
od 1 kwietnia 2026 r. - sprzedaż towarów w automatach samoobsługowych oraz usługi świadczone przez urządzenia bezobsługowe, w tym biletomaty i parkomaty (rozporządzenie zmieniające z 29 września 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1345).

Poza katalogiem pozostają klasyczny handel stacjonarny, warsztaty, salony fryzjerskie i kosmetyczne, gabinety lekarskie czy sklepy - te branże nadal potrzebują kasy sprzętowej. Zanim zdecydujesz się na aplikację, sprawdź w rozporządzeniu, czy Twoja działalność jest tam wymieniona; interpretacje „przez analogię” kończą się źle podczas kontroli.

Jak działa w praktyce

Wybór producenta i aplikacji z certyfikatem GUM. Aplikacje oferują m.in. producenci kas sprzętowych oraz firmy wyspecjalizowane w oprogramowaniu dla transportu i gastronomii.
Fiskalizacja - tak jak w kasie sprzętowej wykonuje ją producent lub serwis: kasa dostaje numer unikatowy, jest łączona z CRK i przypisywana do konkretnego urządzenia (telefonu, tabletu).
Sprzedaż - kasjer wybiera pozycje w aplikacji, kasa wystawia paragon i przesyła dane do CRK zgodnie z harmonogramem ustalonym przez repozytorium; w praktyce urządzenie powinno mieć niemal stały dostęp do internetu.
Raporty dobowe i okresowe generuje aplikacja; nie ma papierowej książki kasy - zdarzenia serwisowe i fiskalne trafiają do CRK.
Przeglądy techniczne co dwa lata, obowiązkowe dla kas sprzętowych, nie dotyczą kas programowych.

Paragon z aplikacji - drukarka czy e-paragon

Klient musi otrzymać paragon. Kasa programowa może go wydrukować na przenośnej drukarce podłączonej przez Bluetooth, wysłać jako e-paragon (po uzgodnieniu z klientem, np. przez podanie numeru telefonu albo zeskanowanie kodu QR) albo - w urządzeniach samoobsługowych - wyświetlić dane sprzedaży na ekranie. Dla taksówkarza czy kuriera e-paragon jest wygodny, ale wymaga zgody klienta; jeżeli klient chce papier, drukarka musi być pod ręką. O zasadach e-paragonów pisaliśmy w artykule e-paragon - czym jest i jak go wdrożyć.

Koszty: abonament kontra zakup kasy

Kasa programowa jest zwykle sprzedawana w modelu abonamentowym: od kilkudziesięciu do stu kilkudziesięciu złotych miesięcznie za licencję, do tego telefon lub tablet, ewentualnie drukarka Bluetooth za 400-900 zł. Kasa sprzętowa to jednorazowy zakup - mobilna kasa online kosztuje od około 1 350 zł za Datecs WP-25 Plus do 2 000-2 200 zł za Posnet Mobile Online czy Elzab K10 Online - plus przegląd techniczny co dwa lata.

Pozycja	Kasa programowa	Kasa sprzętowa (mobilna online)
Koszt startowy	0-300 zł (licencja) + telefon/tablet + opcjonalna drukarka BT	1 350-2 500 zł za urządzenie
Koszt roczny	abonament 600-1 800 zł	przegląd techniczny co 2 lata (ok. 150-250 zł) + papier
Koszt 3 lat (orientacyjnie)	1 800-5 400 zł + sprzęt	1 700-2 900 zł
Ulga na zakup	do 700 zł	do 700 zł
Przeglądy techniczne	brak	co 2 lata
Praca bez internetu	krótkotrwale, z buforowaniem	tak, dane wysyłane po odzyskaniu łączności

W perspektywie trzech lat kasa sprzętowa wychodzi zwykle taniej, a abonament opłaca się przy sezonowej lub okazjonalnej sprzedaży, gdy kasę uruchamia się na kilka miesięcy w roku.

Ulga 700 zł także na kasę w telefonie

Kasa programowa jest kasą online w rozumieniu ustawy, więc podatnik rozpoczynający ewidencję może odliczyć 90% ceny zakupu (netto), nie więcej niż 700 zł - na tych samych zasadach, co przy kasie sprzętowej: zakup przed rozpoczęciem ewidencji, fiskalizacja w terminie, dowód zapłaty. W przypadku licencji abonamentowej odliczeniu podlega cena zakupu kasy, a nie kolejne miesięczne opłaty. Szczegóły w poradniku ulga na zakup kasy fiskalnej - jak odzyskać do 700 zł.

Ograniczenia i ryzyka

Katalog branż - najczęstszy błąd: sklep osiedlowy albo salon kosmetyczny „na próbę” kupuje aplikację, której używać nie może.
Zależność od telefonu - rozładowana bateria, zgubione lub zalane urządzenie to awaria kasy, a bez kasy nie wolno sprzedawać (opisaliśmy to w artykule awaria kasy fiskalnej - co robić). Warto mieć drugie urządzenie z aktywowaną kasą rezerwową.
Aktualizacje systemu - producent certyfikuje aplikację na określone wersje systemu operacyjnego; automatyczna aktualizacja telefonu może wymagać nowej wersji kasy.
Bezpieczeństwo - urządzenie z kasą nie powinno służyć do prywatnego przeglądania i instalowania dowolnych aplikacji.
Zmiana urządzenia - przeniesienie kasy programowej na nowy telefon to procedura fiskalna przez producenta, nie zwykłe przelogowanie.
Integracje - aplikacje rzadko współpracują z wagami, skanerami czy szufladami, które w handlu stacjonarnym są standardem.

Kasa programowa czy sprzętowa - porównanie

Kasa w telefonie ma sens, gdy sprzedaż odbywa się w ruchu i w niewielkiej liczbie pozycji: taksówka, kurier, food truck, pensjonat z kilkoma pokojami, serwis dojeżdżający do klienta, automat vendingowy. Kasa sprzętowa wygrywa wszędzie tam, gdzie liczy się szybkość obsługi, integracja z wagą lub programem sprzedażowym, praca bez zasięgu i odporność na warunki - w sklepie, w gastronomii z wysokim ruchem, w warsztacie, w salonie. Dla firm, które chcą połączyć zalety obu rozwiązań, jest jeszcze kasoterminal - kasa online z terminalem płatniczym w jednej obudowie.

Jak zacząć - krok po kroku

Sprawdź, czy Twoja branża jest na liście. Kasa programowa jest dozwolona tylko dla grup wymienionych w rozporządzeniu z 29 maja 2020 r. i jego nowelizacji z 29 września 2025 r. Jeśli prowadzisz sklep stacjonarny, salon lub warsztat, aplikacja nie wchodzi w grę.
Wybierz producenta z certyfikatem GUM. Lista dopuszczonych kas programowych jest publikowana przez Główny Urząd Miar. Aplikacja spoza listy nie jest kasą fiskalną, choćby drukowała dokument wyglądający jak paragon.
Dobierz telefon lub terminal. Producent podaje minimalną wersję systemu Android i wymagania sprzętowe. Telefon prywatny z dziesiątkami aplikacji to złe środowisko dla kasy - lepszy jest tani, dedykowany smartfon albo terminal płatniczy z Androidem, który połączy kasę i płatność w jednym urządzeniu.
Zgłoś kasę do fiskalizacji. Fiskalizacja odbywa się zdalnie, przez Centralne Repozytorium Kas, ale kasa musi mieć nadany numer ewidencyjny. Zrobi to producent lub serwis w ciągu jednego dnia roboczego.
Zadbaj o drukarkę albo e-paragon. Przed pierwszą sprzedażą ustal, jak klient otrzyma paragon: przenośna drukarka Bluetooth, e-paragon w aplikacji HUB paragonowy, czy wyświetlenie kodu QR. W taksówce i u kuriera najlepiej mieć oba warianty.
Złóż wniosek o ulgę. W deklaracji VAT za okres, w którym rozpocząłeś ewidencję, odliczasz 90% ceny netto abonamentu lub licencji, nie więcej niż 700 zł. Zachowaj fakturę i dowód zapłaty.

Cały proces, od decyzji do pierwszego paragonu, zamyka się zwykle w dwóch-trzech dniach. To krócej niż przy kasie sprzętowej, którą trzeba dostarczyć i ufiskalnić na miejscu. Odwrotna droga, czyli rezygnacja z aplikacji, wymaga zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym i raportu rozliczeniowego - dokładnie tak samo jak przy kasie sprzętowej.

Najczęstsze pytania

Czy każda aplikacja „kasa fiskalna” ze sklepu z aplikacjami jest legalna?

Nie. Kasą jest wyłącznie oprogramowanie z certyfikatem Głównego Urzędu Miar i numerem unikatowym z Ministerstwa Finansów, zafiskalizowane przez producenta lub serwis. Reszta to programy do zarządzania sprzedażą, które nie zastępują kasy.

Prowadzę sklep stacjonarny. Mogę używać kasy w telefonie?

Nie, handel stacjonarny nie jest w katalogu branż uprawnionych do kas programowych. Potrzebna jest kasa lub drukarka fiskalna online.

Czy kasa programowa działa bez internetu?

Krótkotrwale tak - buforuje dane i wysyła je po odzyskaniu łączności. Trwały brak internetu wymaga, tak jak przy kasie sprzętowej, zgody naczelnika urzędu skarbowego na przesyłanie danych w innych terminach.

Czy przy kasie programowej trzeba prowadzić książkę kasy?

Nie ma papierowej książki kasy; zdarzenia fiskalne i serwisowe są rejestrowane elektronicznie. Nie ma też obowiązkowych przeglądów co dwa lata.

Mam kasę w telefonie, ale chcę wrócić do kasy sprzętowej. Jak to zrobić?

Kasę programową kończy się jak każdą kasę online: raport rozliczeniowy, wniosek do urzędu, wyrejestrowanie. Nową kasę sprzętową fiskalizuje serwis; ulga na drugą kasę już nie przysługuje.

Czy taksówkarz musi wydawać papierowy paragon?

Może wydać e-paragon, jeśli klient się na to zgodzi i poda dane do odbioru. Gdy klient chce papier, kasa musi go wydrukować, więc drukarka Bluetooth w samochodzie jest w praktyce niezbędna.

Podstawa prawna i źródła

Stan prawny: wrzesień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje interpretacji indywidualnej. Nie wiesz, czy Twoja branża może używać kasy w telefonie, albo szukasz mobilnej kasy sprzętowej? Napisz do nas - doradzimy, zafiskalizujemy i zgłosimy urządzenie do CRK.