Zakładasz firmę i będziesz sprzedawać osobom prywatnym? Kasa fiskalna to jedna z pierwszych decyzji, a kolejność kroków ma znaczenie - od niej zależy, czy odzyskasz 700 zł ulgi i czy pierwsza sprzedaż będzie legalna. Poniżej cała ścieżka w 2026 r.: sprawdzenie, czy kasa jest w ogóle potrzebna, wybór typu urządzenia, homologacja, zakup, fiskalizacja online, obowiązki przed pierwszym paragonem, ulga, przeglądy. Wszystko według rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących z 25 czerwca 2025 r., które obowiązuje dziś zamiast wersji z 2019 r.
- Krok 0: czy w ogóle potrzebujesz kasy
- Krok 1: kasa, drukarka, kasa w telefonie czy kasoterminal
- Krok 2: homologacja i to, czego serwisant nie zafiskalizuje
- Krok 3: zakup, serwis i książka kasy
- Krok 4: fiskalizacja online - co się dzieje i ile trwa
- Krok 5: obowiązki przed pierwszym paragonem
- Krok 6: codzienna praca z kasą
- Krok 7: ulga do 700 zł - warunki i termin
- Krok 8: przeglądy i co grozi za ich brak
- Kalendarz i koszty nowej firmy
- Najczęstsze pytania
- Podstawa prawna i źródła
Krok 0: czy w ogóle potrzebujesz kasy
Kasa jest obowiązkowa przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Jeżeli Twoimi klientami będą wyłącznie firmy na faktury, obowiązek nie powstaje. Jeżeli choć część klientów to konsumenci, w grę wchodzą dwa zwolnienia:
- Zwolnienie podmiotowe do 20 000 zł obrotu z konsumentami rocznie. W pierwszym roku limit liczy się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia sprzedaży - firma, która startuje 1 października, ma do końca roku około 5 000 zł. Po przekroczeniu limitu masz dwa miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym to nastąpiło, na uruchomienie kasy. Zwolnienie obowiązuje na podstawie rozporządzenia z 17 grudnia 2024 r. do 31 grudnia 2027 r.
- Zwolnienie przedmiotowe dla niektórych czynności, np. sprzedaży wysyłkowej z zapłatą na konto, gdy z dokumentów wynika, kto i za co zapłacił. Szczegóły dla e-commerce opisaliśmy w artykule kasa fiskalna w sklepie internetowym.
Od obu zwolnień są wyjątki - branże, które muszą mieć kasę od pierwszej sprzedaży, bez względu na obrót: naprawa pojazdów i wymiana opon, fryzjerstwo i kosmetyka, gastronomia stacjonarna, usługi lekarskie i stomatologiczne, prawnicze, sprzedaż paliw, sprzętu RTV i komputerowego, perfum, a od 1 kwietnia 2026 r. także parkingi i myjnie. Pełny katalog i limity są w tekście kto musi mieć kasę fiskalną w 2026 r.. Jeśli Twoja działalność tam jest, kasa musi być zafiskalizowana przed pierwszą sprzedażą konsumentowi.
Krok 1: kasa, drukarka, kasa w telefonie czy kasoterminal
Od 2023 r. do sprzedaży dopuszczone są wyłącznie kasy online, czyli urządzenia łączące się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Kas z elektroniczną kopią nie kupisz już nowych, a używanej nie da się ponownie zafiskalizować na nową firmę. W ramach kas online masz do wyboru cztery konstrukcje:
| Rozwiązanie | Jak działa | Dla kogo | Orientacyjny koszt netto |
|---|---|---|---|
| Kasa online stacjonarna lub mobilna | samodzielne urządzenie z klawiaturą i bazą towarów | mały sklep, usługi, handel obwoźny (mobilna z GSM) | ok. 1 000-2 000 zł |
| Drukarka fiskalna | drukuje to, co wyśle program sprzedaży na komputerze lub tablecie | sklep z magazynem, gastronomia, każdy, kto pracuje w programie | ok. 1 400-2 500 zł plus program |
| Kasa programowa („w telefonie”) | aplikacja na Androidzie z certyfikatem, paragon elektroniczny lub z drukarki | tylko branże z rozporządzenia: transport, gastronomia, hotele, handel obwoźny i kilka innych | abonament od kilkudziesięciu zł miesięcznie |
| Kasoterminal | kasa i terminal płatniczy w jednej obudowie, zwykle w abonamencie | usługi, gastronomia, wszędzie, gdzie większość płatności jest kartą | abonament ok. 50-100 zł miesięcznie |
Różnice między kasą a drukarką tłumaczymy w artykule kasa fiskalna czy drukarka fiskalna, a komu wolno używać kasy w telefonie - w tekście o kasie programowej. Praktyczna rada dla nowej firmy: kupuj pod to, jak będziesz sprzedawać za dwa lata, nie za miesiąc. Kasa z 3 000 kodów PLU wystarczy dla usług, ale w sklepie spożywczym skończy się w pierwszym kwartale.
Krok 2: homologacja i to, czego serwisant nie zafiskalizuje
Każda kasa online musi mieć potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar (art. 111 ust. 6b ustawy o VAT), że spełnia wymagania techniczne. Serwisant nie dokona fiskalizacji kasy, która w dniu zakupu nie miała takiego potwierdzenia (§ 44 rozporządzenia). Wykaz kas z ważną homologacją publikuje GUM; sprzedawca powinien podać numer decyzji. To ważne przy okazjach z portali ogłoszeniowych - kasa „prawie nowa, nigdy nie fiskalizowana” bez ważnego potwierdzenia jest bezużyteczna, a przy urządzeniu, które już było zafiskalizowane, NIP poprzedniego właściciela siedzi w pamięci fiskalnej na stałe.
Krok 3: zakup, serwis i książka kasy
- Faktura na firmę z pełnymi danymi i NIP - będzie potrzebna do ulgi. Zapłać całość przed rozpoczęciem ewidencji; dowód zapłaty to drugi dokument wymagany do ulgi.
- Serwis. Podatnik korzysta wyłącznie z usług serwisu głównego (producenta lub importera) albo autoryzowanego serwisu z wykazu (§ 9 ust. 2 i 4). Serwisant ma identyfikator; jego dane trafiają do książki kasy. Zmiana serwisu jest możliwa w każdej chwili, wymaga tylko powiadomienia serwisu głównego w 5 dni (§ 9 ust. 3).
- Książka kasy przychodzi z urządzeniem. Podatnik prowadzi ją i przechowuje przez cały okres używania kasy, w miejscu używania kasy stacjonarnej (§ 9 ust. 1 pkt 6). Zgubienie książki oznacza niezwłoczne powiadomienie naczelnika urzędu skarbowego i wniosek do serwisu głównego o duplikat (§ 9 ust. 1 pkt 8 i 9).
- Umowa serwisowa nie jest obowiązkowa, ale rozporządzenie wymaga, żeby serwis podjął naprawę w ciągu 48 godzin od zgłoszenia (§ 52 ust. 1), a przegląd - w 3 dni. Warto wiedzieć, kto to zrobi, zanim kasa się zepsuje.
Krok 4: fiskalizacja online - co się dzieje i ile trwa
Fiskalizacja to jednorazowe, nieodwracalne przestawienie kasy z trybu szkoleniowego w tryb fiskalny. Wykonuje ją serwisant w trybie serwisowym, przy połączeniu kasy z CRK (§ 14 ust. 1-2). W trakcie kasa:
- przesyła do CRK swój klucz publiczny i zgłasza żądanie fiskalizacji;
- zapisuje nieodwracalnie w pamięci fiskalnej datę i czas fiskalizacji oraz Twój NIP;
- otrzymuje z CRK numer ewidencyjny - automatycznie, bez wniosku do urzędu skarbowego;
- zeruje liczniki, wiąże pamięć fiskalną z pamięcią chronioną, wystawia raport fiskalny fiskalizacji i wysyła go do CRK;
- pobiera harmonogram przesyłania danych, według którego będzie wysyłać paragony do repozytorium (§ 14 ust. 3).
Cała operacja trwa kilkanaście minut, pod warunkiem że kasa ma internet - przez Wi-Fi, kabel albo modem GSM. Jeżeli połączenie zerwie się w trakcie, proces trzeba powtórzyć z serwisantem (§ 17 ust. 2). Przy kasach online podatnik nie składa żadnego zgłoszenia do urzędu skarbowego - obowiązek zgłoszenia w 7 dni na formularzu z załącznika nr 3 dotyczy tylko kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (§ 23 ust. 5), których nowa firma i tak nie kupi.
Fiskalizację zamawia się w serwisie, zwykle na 1-3 dni przed pierwszą sprzedażą. Zbyt wczesna fiskalizacja ma jedną wadę: od jej daty liczy się termin pierwszego przeglądu (§ 55 ust. 3), a przy ulgach - okres, w którym musisz zacząć ewidencję.
Krok 5: obowiązki przed pierwszym paragonem
- Numer ewidencyjny na obudowie i w książce kasy (§ 9 ust. 1 pkt 5). Serwisant zwykle nakleja go od razu - sprawdź.
- Stawki VAT pod literami A-G w ustalonej kolejności: A - 23%, B - 8%, C - 5%, D - 0%, E - zwolnione, F i G - pozostałe (§ 6 ust. 1 pkt 5). Kasa przychodzi z domyślną konfiguracją, ale przypisanie stawek do konkretnych towarów i usług to Twoje zadanie, a organ podatkowy może zażądać wykazu (pkt 6).
- Informacja o zasadach ewidencji i oświadczenie pracownika. Każdą osobę, która będzie obsługiwać kasę, musisz przed rozpoczęciem pracy zapoznać z zasadami ewidencji, a ona składa oświadczenie według wzoru z załącznika nr 1 - w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej strony (§ 6 ust. 3-6). Dotyczy to także osób na zleceniu i członków rodziny pomagających w sklepie.
- Wyświetlacz klienta ustawiony tak, żeby kupujący widział kwoty (§ 6 ust. 1 pkt 8).
- Baza towarów z nazwami, które pozwalają jednoznacznie zidentyfikować towar lub usługę. „Usługa” albo „Towar 1″ nie przejdzie kontroli.
Krok 6: codzienna praca z kasą
- Paragon przy każdej sprzedaży, wydany bez żądania klienta, także przy zaliczce w gotówce (§ 6 ust. 1 pkt 1-2). Przy zaliczce przelewem - niezwłocznie po wpływie na konto, nie później niż z końcem miesiąca.
- Raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, najpóźniej przed pierwszą sprzedażą dnia następnego (pkt 3). W dniu bez sprzedaży raportu nie trzeba wystawiać.
- Raport miesięczny do 25. dnia następnego miesiąca; na kasie online może to być łączny raport okresowy (pkt 4).
- Ewidencja pomyłek i zwrotów poza kasą - jak ją prowadzić, opisaliśmy w tekście o korektach paragonów.
- Przechowywanie dokumentów fiskalnych i kopii, w tym danych z pamięci chronionej, przez okres z Ordynacji podatkowej - w praktyce 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (pkt 7).
- Stałe połączenie kasy z CRK zgodnie z harmonogramem (§ 18). Kasa bez internetu przez kilka dni to nie koniec świata - dane wyśle po odzyskaniu łącza - ale brak połączenia „na stałe” jest naruszeniem.
Krok 7: ulga do 700 zł - warunki i termin
Art. 111 ust. 4 ustawy o VAT pozwala odliczyć 90% ceny zakupu netto kasy online, nie więcej niż 700 zł na każdą kasę kupioną w związku z powstaniem obowiązku. Warunki z rozporządzenia z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania:
- rozpoczęcie ewidencji na kasie online w obowiązującym terminie (czyli przed pierwszą sprzedażą konsumentowi lub w ciągu dwóch miesięcy po przekroczeniu limitu);
- faktura na firmę i dowód zapłaty całej należności;
- przy kilku kasach - każda z nich kupiona w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji na pierwszej.
Czynny podatnik VAT rozlicza ulgę w JPK_V7 za okres, w którym rozpoczął ewidencję, albo w kolejnych okresach - jeśli w danym miesiącu nie ma podatku do zapłaty, część ulgi przechodzi dalej lub podlega zwrotowi. Podatnik zwolniony z VAT składa wniosek do naczelnika urzędu skarbowego i dostaje zwrot na konto w ciągu 25 dni. Krok po kroku, z przykładami wypełnienia, jest w artykule ulga na zakup kasy fiskalnej.
Ulgę trzeba oddać (art. 111 ust. 6), jeśli w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencji zakończysz działalność, nie zrobisz przeglądu w terminie albo trwale zaprzestaniesz używania kasy. Dlatego kupując kasę „na próbę biznesu”, licz się z tym, że 700 zł to pożyczka na trzy lata, nie prezent.
Krok 8: przeglądy i co grozi za ich brak
Obowiązkowy przegląd techniczny wykonuje serwis nie rzadziej niż co 2 lata, a pierwszy termin liczy się od dnia fiskalizacji (§ 55 ust. 1 i 3). Przegląd obejmuje m.in. plomby, obudowę, czytelność wydruków, wersję programu, wyświetlacz, akumulator i zegar (§ 57), a serwisant wpisuje wynik do książki kasy i - przy kasach online - zapisuje przegląd w pamięci fiskalnej. Za brak przeglądu w terminie naczelnik urzędu skarbowego nakłada karę 300 zł (art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT), a jeśli minęły mniej niż 3 lata od rozpoczęcia ewidencji - dochodzi zwrot ulgi. W okresie zawieszenia działalności przeglądu nie robisz, pod warunkiem że nie prowadzisz ewidencji; robisz go przed wznowieniem sprzedaży (§ 55 ust. 5). Terminy i kary zebraliśmy w tekście przegląd techniczny kasy.
Kalendarz i koszty nowej firmy
| Kiedy | Co | Kto |
|---|---|---|
| 2-3 tygodnie przed startem | decyzja, czy kasa jest potrzebna; wybór typu urządzenia i programu | Ty (z pomocą sprzedawcy) |
| 1-2 tygodnie przed | zakup z fakturą, zapłata, wybór serwisu, internet w punkcie sprzedaży | Ty |
| 1-3 dni przed pierwszą sprzedażą | fiskalizacja online, numer ewidencyjny, naklejka, wpis do książki kasy | serwisant |
| przed pierwszym paragonem | stawki A-G, baza towarów, oświadczenia pracowników, wyświetlacz | Ty |
| codziennie / do 25. dnia miesiąca | raport dobowy / raport miesięczny | Ty lub kasjer |
| w JPK za miesiąc startu (lub wniosek) | ulga do 700 zł | Ty lub księgowa |
| 2 lata od fiskalizacji | pierwszy przegląd techniczny | serwisant na Twoje zgłoszenie |
Koszty startu w typowym małym punkcie usługowym: kasa online mobilna ok. 1 200 zł netto, fiskalizacja ok. 150-250 zł, pierwsza rolka papieru w zestawie. Po uldze realny koszt urządzenia spada do kilkuset złotych. Sklep z drukarką fiskalną i programem sprzedaży to zwykle 2 500-4 000 zł netto na start plus ewentualny abonament programu. Ceny urządzeń z homologacją i konkretne modele pod branżę są w naszym sklepie.
Najczęstsze pytania
Zarejestrowałem firmę, ale pierwsza sprzedaż konsumentowi będzie za trzy miesiące. Kiedy kupić kasę?
Kupić możesz w dowolnym momencie, ale fiskalizację zamów tuż przed pierwszą sprzedażą. Do tego czasu kasa pracuje w trybie szkoleniowym, w którym możesz ćwiczyć obsługę i budować bazę towarów - wydruki mają wtedy oznaczenie „niefiskalny” i niczego nie ewidencjonują.
Czy mogę odkupić kasę od znajomego, który zamyka firmę?
Kasa online po fiskalizacji ma na stałe zapisany NIP pierwszego właściciela. Ponowna fiskalizacja jest możliwa tylko po wymianie pamięci fiskalnej przez serwis główny (§ 17), co kosztuje porównywalnie z nową kasą, a ulga nie przysługuje na urządzenie używane. W praktyce się nie opłaca.
Nie mam jeszcze internetu w lokalu. Czy fiskalizacja jest możliwa?
Nie - fiskalizacja wymaga połączenia z CRK (§ 14 ust. 1). Na czas otwarcia wystarczy hotspot z telefonu, ale docelowo kasa musi mieć stały dostęp do sieci. Kasy mobilne z modemem GSM rozwiązują to bez Wi-Fi.
Wybrałem kasę w telefonie, ale prowadzę sklep stacjonarny. Serwis odmówił. Dlaczego?
Kasy programowe są dopuszczone tylko dla branż wymienionych w rozporządzeniu o grupach podatników mogących używać kas w postaci oprogramowania (transport, gastronomia, hotele, handel obwoźny, myjnie, parkingi i kilka innych). Sklep stacjonarny do nich nie należy - potrzebujesz kasy sprzętowej albo drukarki fiskalnej.
Ile kas potrzebuję, jeśli mam dwa punkty?
Po jednej na każdy punkt, w którym prowadzisz sprzedaż. Kasa jest przypisana do miejsca używania (§ 19), a jej przenoszenie między lokalami wymaga aktualizacji danych w kasie i książce. Obie kasy kupione w ciągu 6 miesięcy od pierwszej dają prawo do ulgi.
Co jeśli pracownik przez pomyłkę nabił sprzedaż w trybie fiskalnym „na próbę”?
Paragonu fiskalnego nie da się cofnąć. Wystawiasz go i ujmujesz w ewidencji oczywistych pomyłek z opisem przyczyny, dołączając oryginał paragonu, a sprzedaż nie wchodzi do obrotu. Wzór ewidencji i zasady są w naszym artykule o korektach.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2025 poz. 775) - art. 111 ust. 1, 3a, 4, 6, 6b, 6ka
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845) - § 6, § 9, § 14, § 17-19, § 23, § 44, § 52, § 55, § 57, załącznik nr 1
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 820)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902)
- Główny Urząd Miar - potwierdzenia dla kas rejestrujących
- Biznes.gov.pl - Kasa fiskalna w firmie: obowiązki i zwolnienia
Stan prawny: wrzesień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje interpretacji indywidualnej. Otwierasz firmę i potrzebujesz kasy z fiskalizacją na konkretny dzień? Napisz do nas - dobierzemy urządzenie z homologacją pod branżę, zafiskalizujemy je online i przygotujemy dokumenty do ulgi.