Kasy z elektroniczną kopią paragonu zniknęły ze sprzedaży 31 grudnia 2022 r., ale w tysiącach sklepów, punktów usługowych i biur nadal pracują. Prawo pozwala ich używać do zapełnienia pamięci fiskalnej albo do awarii, której nie da się naprawić. Tylko że właśnie teraz, w latach 2026-2027, kończy się pamięć w urządzeniach kupionych w szczycie sprzedaży 2020-2022, a od 1 stycznia 2027 r. zmieniają się zasady faktur. Wyjaśniamy, do kiedy naprawdę można używać kasy z elektroniczną kopią, jak rozpoznać, że pamięć się kończy, jak wygląda zakończenie pracy kasy i odczyt, dlaczego pamięci nie da się wymienić, co z ulgą przy zakupie nowej kasy i którą kasę online wybrać na miejsce starej.
- Trzy generacje kas - która jest która
- Do kiedy można używać kasy z elektroniczną kopią
- Branże, w których stara kasa jest już nielegalna
- Pamięć fiskalna - kiedy się kończy i jak to sprawdzić
- Dlaczego pamięci nie da się wymienić
- Zakończenie pracy kasy krok po kroku
- Co zrobić z kopiami elektronicznymi i kartą SD
- Ulga na nową kasę - kiedy przysługuje
- Faktury 2027, e-paragony, KSeF - argumenty za wcześniejszą wymianą
- Którą kasę online wybrać na miejsce starej
- Najczęstsze pytania
- Podstawa prawna i źródła
Trzy generacje kas - która jest która
| Generacja | Jak przechowuje kopie paragonów | Sprzedaż zakończona | Można używać |
|---|---|---|---|
| Kasa z papierową kopią | druga rolka papieru w kasie | 31 sierpnia 2019 r. | do zapełnienia pamięci fiskalnej, poza branżami z obowiązkiem kas online |
| Kasa z elektroniczną kopią | karta SD lub pamięć wewnętrzna | 31 grudnia 2022 r. | do zapełnienia pamięci fiskalnej lub nienaprawialnej awarii, poza branżami z obowiązkiem kas online |
| Kasa online | pamięć chroniona + transmisja do CRK | w sprzedaży | bez ograniczeń |
Kasę z elektroniczną kopią poznasz po tym, że nie ma połączenia z Centralnym Repozytorium Kas, a na paragonie nie ma kodu QR z danymi do e-paragonu. Numer unikatowy takich kas zaczyna się od liter innych niż w kasach online, a serwisant rozpozna generację z książki kasy. Jeśli nie masz pewności, sprawdź datę zakupu: kasa kupiona po 1 stycznia 2023 r. musi być kasą online.
Do kiedy można używać kasy z elektroniczną kopią
Ustawa o VAT (art. 145a) pozwala używać kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii, dopóki nie zapełni się pamięć fiskalna albo dopóki kasa nie ulegnie awarii, której nie da się usunąć. Nie ma daty granicznej „dla wszystkich” - jest data końca sprzedaży i data końca ważności potwierdzeń Prezesa GUM, ale ważność potwierdzenia dotyczy wprowadzania kas do obrotu, nie ich używania. Sklep spożywczy z kasą z 2021 r. może więc legalnie pracować na niej także w 2027 r., jeśli pamięć fiskalna się nie zapełniła i kasa działa.
Są trzy sytuacje, które kończą tę możliwość:
- Zapełnienie pamięci fiskalnej - kasa odmawia dalszej pracy w trybie fiskalnym; jedyna droga to zakończenie pracy i nowa kasa online.
- Awaria wymagająca wymiany pamięci fiskalnej - pamięci do kas z elektroniczną kopią nie wolno już wymieniać (o tym niżej), więc taka awaria oznacza koniec kasy.
- Wejście do branży z obowiązkiem kas online - jeśli sklep zaczyna sprzedawać paliwo, otwiera gastronomię albo świadczy usługi z listy, stara kasa nie może obsługiwać tej sprzedaży.
Branże, w których stara kasa jest już nielegalna
Art. 145b ustawy o VAT wprowadzał kasy online etapami i w tych branżach kasy z elektroniczną kopią musiały zostać wymienione już dawno:
- od 1 stycznia 2020 r. - sprzedaż paliw silnikowych, naprawa pojazdów i wulkanizacja;
- od 1 stycznia 2021 r. - gastronomia (stacjonarna i catering), krótkotrwałe zakwaterowanie, sprzedaż węgla i paliw stałych;
- od 1 lipca 2021 r. - usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, prawnicze, lekarskie i dentystyczne, wstęp do obiektów sportowych (fitness).
Firma z tych branż, która nadal używa kasy z elektroniczną kopią, ewidencjonuje sprzedaż na niewłaściwej kasie, co przy kontroli jest traktowane jak brak ewidencji. Wszystkie pozostałe branże - handel detaliczny, hurt, większość usług - mogą używać starych kas do wyczerpania pamięci.
Pamięć fiskalna - kiedy się kończy i jak to sprawdzić
Pamięć fiskalna zapisuje raporty dobowe. Typowa pojemność to 1830 raportów dobowych, czyli około 5 lat przy raporcie codziennie, przez 7 dni w tygodniu, albo 6-7 lat w firmie pracującej 5-6 dni w tygodniu. Kasy kupione w 2020 r. przez sklepy otwarte codziennie kończą pamięć właśnie w 2025-2026 r.; kasy z końcówki 2022 r. - w 2027-2028 r. Do tego dochodzi limit zapisów zmian stawek VAT i awarii pamięci RAM, znacznie rzadziej osiągany.
Jak sprawdzić, ile zostało: kasa drukuje w raporcie dobowym lub w osobnym raporcie liczbę wykonanych raportów dobowych, a niektóre modele ostrzegają na wyświetlaczu, gdy zostaje ich mniej niż 30. Serwisant przy przeglądzie technicznym co 2 lata powinien podać stan pamięci i orientacyjną datę wyczerpania - zapytaj o to przy najbliższym przeglądzie (terminy przeglądów i kary). Warto planować wymianę, gdy zostaje 60-90 raportów, żeby nie kupować kasy w pośpiechu.
Dlaczego pamięci nie da się wymienić
Do 2019 r. zapełniona pamięć fiskalna nie oznaczała końca kasy - serwis wymieniał moduł pamięci, kasa dostawała nowy numer unikatowy i pracowała dalej. Dla kas z elektroniczną kopią ta droga jest zamknięta: wymiana pamięci fiskalnej to w istocie wprowadzenie do użytku „nowej” kasy starego typu, a takie kasy nie mogą być już wprowadzane do obrotu ani otrzymywać nowych numerów unikatowych. Producenci nie mają też homologacji na pamięci do tych modeli. W praktyce: zapełniona lub uszkodzona pamięć fiskalna w kasie z elektroniczną kopią = zakończenie pracy kasy i zakup kasy online. Serwis, który proponuje „wymianę pamięci” w takiej kasie, działa poza przepisami.
Zakończenie pracy kasy krok po kroku
Zakończenie pracy kasy w trybie fiskalnym reguluje rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących z 25 czerwca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 845, § 32-34). Procedura wygląda tak:
- Raport fiskalny rozliczeniowy. Serwisant wykonuje na kasie raport rozliczeniowy zamykający pamięć fiskalną. Od tej chwili kasa nie ewidencjonuje sprzedaży.
- Wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o wyrejestrowanie kasy z ewidencji, składany w terminie 5 dni od raportu rozliczeniowego. Do wniosku dołącza się raport rozliczeniowy i protokół z odczytu.
- Protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej - sporządza serwisant w obecności podatnika; przy kasach z elektroniczną kopią odczyt odbywa się w serwisie lub u podatnika, bez udziału pracownika urzędu, chyba że naczelnik zdecyduje inaczej.
- Wyrejestrowanie. Naczelnik wykreśla kasę z ewidencji i numer ewidencyjny przestaje obowiązywać.
- Nowa kasa online - fiskalizacja odbywa się zdalnie przez CRK, kasa dostaje numer ewidencyjny automatycznie, bez wniosku papierowego. Sprzedaż można rozpocząć tego samego dnia.
Ministerstwo Finansów w projekcie nowelizacji rozporządzenia z 18 czerwca 2026 r. zaproponowało przesłanie raportu rozliczeniowego w formie elektronicznej w ciągu 5 dni, bez papierowego wniosku - jeśli zmiany wejdą w życie, procedura będzie prostsza, ale odczyt pamięci przez serwis zostaje. Jeśli wymiana wypada w środku dnia handlowego, zaplanuj ją tak, żeby nowa kasa była zafiskalizowana zanim stara zostanie zamknięta - przerwa w ewidencji, choćby kilkugodzinna, to sprzedaż bez kasy.
Co zrobić z kopiami elektronicznymi i kartą SD
Kopie paragonów zapisane na karcie SD lub w pamięci kasy są ewidencją podatkową i trzeba je przechowywać do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zamknięcie kasy tego nie zmienia. Po zakończeniu pracy kasy zabezpiecz kartę SD (albo wykonaj kopię danych na nośnik, jeśli producent to przewiduje), opisz ją numerem unikatowym kasy i datami, i przechowuj razem z książką kasy i protokołem odczytu. Samej kasy nie musisz zachowywać, ale wielu podatników trzyma ją do końca okresu przedawnienia, bo odczyt karty bez kasy bywa kłopotliwy. Sprzedaż kasy z elektroniczną kopią innej firmie nie ma sensu - nabywca nie może jej zafiskalizować na swój NIP.
Ulga na nową kasę - kiedy przysługuje
To najczęstsze rozczarowanie przy wymianie. Ulga 90% ceny netto (maksymalnie 700 zł) przysługuje podatnikom, którzy rozpoczynają ewidencję na kasie online, oraz tym, których ustawa zobowiązała do wymiany kasy na online w branżach z art. 145b (paliwa, gastronomia, fryzjerzy itd.). Sklep spożywczy, który wymienia zapełnioną kasę z elektroniczną kopią na kasę online z własnej potrzeby, nie rozpoczyna ewidencji ani nie jest do wymiany zobowiązany - ulga mu nie przysługuje. Wyjątek: jeśli w nowym miejscu sprzedaży pojawia się dodatkowa kasa (drugie stanowisko, drugi sklep), ulga na nią też nie przysługuje, bo firma już ewidencjonuje sprzedaż. Ulga zawsze dotyczy „pierwszego uruchomienia” w firmie, nie kolejnych zakupów. Szczegóły w poradniku ulga na zakup kasy 700 zł.
Koszt kasy online jest za to kosztem uzyskania przychodu w całości (jednorazowo, bo cena nie przekracza 10 000 zł), a VAT z faktury odlicza czynny podatnik na ogólnych zasadach.
Faktury 2027, e-paragony, KSeF - argumenty za wcześniejszą wymianą
Nawet jeśli pamięć starej kasy wystarczy na dwa lata, są powody, żeby nie czekać:
- Faktury od 1 stycznia 2027 r. Kasa przestaje wystawiać faktury (art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT w brzmieniu od 2027 r.). Faktury dla firm trzeba będzie wystawiać w programie i przesyłać przez KSeF. Kasa online z połączeniem z programem sprzedażowym ułatwia to; stara kasa z elektroniczną kopią nie łączy się z niczym. Szczegóły w artykule kasa nie wystawi faktury od 2027 r.
- Paragon z NIP jako faktura uproszczona - do 31 grudnia 2026 r. paragon z NIP do 450 zł zastępuje fakturę. Kasa z elektroniczną kopią umie drukować NIP nabywcy tylko w nowszych modelach; od 2027 r. ta funkcja i tak traci znaczenie.
- E-paragony. Tylko kasy online wysyłają e-paragony przez HUB paragonowy. Klienci coraz częściej o nie pytają, a w handlu wysyłkowym e-paragon oszczędza drukowania i wysyłki (jak wdrożyć e-paragon).
- Serwis. Części do kas wycofanych z produkcji są coraz trudniej dostępne. Awaria mechanizmu drukarki w dziesięcioletniej kasie może oznaczać kilka dni bez sprzedaży, jeśli serwis nie ma części, a kasy rezerwowej nie ma (co robić przy awarii).
- Płatności bezgotówkowe. Obowiązek umożliwienia płatności bezgotówkowej dotyczy podatników używających kas online. Kto zostaje przy starej kasie, nie ma tego obowiązku, ale traci klientów bez gotówki. Kasa online otwiera drogę do kasoterminalu.
Którą kasę online wybrać na miejsce starej
Przy wymianie warto odtworzyć to, do czego przyzwyczaiła się obsługa: podobny układ klawiatury, ta sama szerokość papieru, podobna baza towarów. Poniżej typowe zamienniki:
| Stara kasa | Zamiennik online | Cena brutto |
|---|---|---|
| Mała kasa sklepowa lub usługowa z elektroniczną kopią (Posnet, Elzab, Novitus, Datecs) | Posnet Ergo Online, Elzab Mini Online, Novitus Nano II Online | 1750-2000 zł |
| Kasa z szufladą i większą bazą towarów (sklep osiedlowy) | Posnet Bingo Max2 Online, Elzab Jota Online | 2200-2500 zł |
| Kasa przenośna z akumulatorem | Posnet Mobile Online, Datecs WP-25 Plus | 1350-2000 zł |
| Drukarka fiskalna przy komputerze z programem sprzedażowym | Posnet Thermal HX, Novitus HD E Online | na zapytanie |
| Kasa z małym ekranem, sklep chce mieć system sprzedaży | Elzab T10 Online, Sunmi D3 Pro (Android) | 2000-4000 zł |
Bazę towarów ze starej kasy zwykle da się wyeksportować programem serwisowym producenta i wgrać do nowej kasy tej samej marki - to oszczędza wielogodzinnego przepisywania. Przy zmianie marki przygotowujemy bazę w arkuszu i importujemy ją do nowej kasy. Jak wybrać między kasą a drukarką fiskalną, opisujemy w tekście kasa czy drukarka fiskalna.
Najczęstsze pytania
Mam kasę z elektroniczną kopią z 2021 r. w sklepie odzieżowym. Czy muszę ją wymienić do końca 2026 r.?
Nie. Handel odzieżą nie jest branżą z obowiązkiem kas online. Kasę możesz używać do zapełnienia pamięci fiskalnej lub nienaprawialnej awarii. Od 2027 r. nie wystawisz na niej faktury, ale paragony nadal są ważne.
Skąd mam wiedzieć, ile raportów dobowych zostało?
Z raportu stanu pamięci (funkcja w menu serwisowym lub raportach), z ostrzeżeń na wyświetlaczu albo od serwisanta przy przeglądzie. Zapytaj o to przy najbliższym przeglądzie i zapisz datę szacowanego wyczerpania.
Czy mogę kupić używaną kasę z elektroniczną kopią i zafiskalizować ją na swoją firmę?
Nie. Fiskalizacja nowej kasy na Twój NIP to wprowadzenie kasy do użytku, a kasy z elektroniczną kopią nie mogą być już wprowadzane. Kupujesz tylko kasę online.
Serwis mówi, że wymieni pamięć fiskalną w mojej kasie z 2019 r. Czy to legalne?
Nie dla kas z elektroniczną kopią. Wymiana pamięci oznaczałaby nadanie nowego numeru unikatowego kasie starego typu, czego przepisy nie przewidują. Legalna droga to zakończenie pracy kasy i nowa kasa online.
Czy dostanę ulgę 700 zł na kasę online, którą kupuję zamiast zapełnionej?
Nie, jeśli wymiana wynika z zapełnienia pamięci, a nie z ustawowego obowiązku przejścia na kasy online. Ulga jest dla rozpoczynających ewidencję i dla branż zobowiązanych do wymiany.
Co się stanie, jeśli pamięć zapełni się w sobotę, a serwis przyjedzie w poniedziałek?
Nie możesz sprzedawać bez kasy. Rozwiązania to kasa rezerwowa zgłoszona wcześniej albo szybka fiskalizacja nowej kasy online - u nas z magazynu zwykle tego samego dnia roboczego. Zamknięcie starej kasy może odbyć się później, ważne, żeby nowa była zafiskalizowana przed pierwszą sprzedażą.
Jak długo trzymać kartę SD ze starymi paragonami?
Do końca okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych za lata, których dotyczy - 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dla kasy zamkniętej w 2026 r. oznacza to zwykle koniec 2031 r.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2025 poz. 775) - art. 111 ust. 3a, art. 145a (kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii), art. 145b (etapy kas online)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845) - § 32-34 (zakończenie pracy kasy), § 55 (przeglądy)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 820)
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. zmieniająca ustawę o VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203) - przesunięcie zakazu faktur z kasy na 1 stycznia 2027 r.
- Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. 2025 poz. 111) - art. 70 (przedawnienie), art. 86 (przechowywanie ksiąg)
Stan prawny: wrzesień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje interpretacji indywidualnej. Twoja kasa z elektroniczną kopią kończy pamięć? Napisz do nas - sprawdzimy stan pamięci, przeprowadzimy zakończenie pracy kasy i odczyt, przeniesiemy bazę towarów i zafiskalizujemy nową kasę online tego samego dnia.